Pracownik na walizkach, czyli organizacja podróży służbowej
Dostęp do internetu i nowoczesnych technologii zdecydowanie pozytywnie wpłynął na prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach. Wiele firmowych spraw można załatwić mailem lub telefonicznie. Niemniej jednak zdarzają się sytuacje, gdy potrzebne jest bezpośrednie spotkanie z klientem lub kontrahentem z kraju lub zagranicy. W takim przypadku niezbędne jest zorganizowanie podróży służbowej.
O co warto zadbać?
Wyjazdy służbowe to dziś codzienność w wielu różnego rodzaju firmach, zarówno w tych mniejszych, jak i dużych koncernach. Pracownicy podróżują coraz częściej, ponieważ wiele firm prowadzi swoje działania na obszarze całego kraju, a niekiedy także poza jego granicami. Aby wyjazd można było uznać za podróż służbową, musi ona spełnić kilka warunków. W przypadku polecenia wyjazdu, powinno ono zawierać informację o jego celu, miejscu rozpoczęcia i zakończenia podróży, czasie trwania, środku transportu. Pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Wyjazdy służbowe mogą być organizowane samodzielnie przez pracodawców lub zlecone wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, takiej jak Business Travel Club. Podstawowymi elementami organizacji podróży w celach służbowych jest między innymi ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu oraz, jeśli zachodzi taka potrzeba, załatwienie wizy. Bardzo ważne jest również określenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie (np. podróż lotnicza), a także ich zakup. Osoba, której zadaniem jest organizacja podróży służbowej powinna zadbać także o nocleg, czyli rezerwację pobytu np. w hotelu. W przypadku umawiania spotkań poza krajem warto uwzględnić strefy czasowe, a co za tym idzie – zmiany czasu. Wyjazd w delegację wymaga także przygotowania i posiadania niezbędnych dokumentów dotyczących działalności firmy potrzebnych podczas spotkań. Jak widać, ilość kwestii, które należy wziąć pod uwagę przygotowując tego typu podróż może niejednego pracownika przyprawić o zawrót głowy.
Wyjazd służbowy w rękach specjalistów
Podróż związana z obowiązkami pracowniczymi wymaga od nas skupienia się przede wszystkim na kontakcie z klientem lub kontrahentem oraz profesjonalnym reprezentowaniu naszego pracodawcy. Dlatego też wszelkie kwestie związane z samą podróżą warto pozostawić w rękach fachowców, których domeną jest kompleksowa obsługa wyjazdów służbowych. Jedną z firm świadczących tego typu usługi jest Business Travel Club z Warszawy, która zajmuje się organizowaniem podróży od 2001 roku. W ramach swojej działalności organizują oni zarówno podróże służbowe, jak i typowo turystyczne wyjazdy krajowe i zagraniczne. Ponadto zajmują się organizacją imprez sportowych. Obsługują także sympozja, konferencje, wyjazdy motywacyjne, firmowe oraz wyjazdy studenckie. Zapewniają również najwyższej jakości hotele oraz obsługę tłumaczy i pilotów, a także załatwienie wszelkich formalności wizowych oraz ubezpieczeniowych. Podróżowanie z Business Travel Club to indywidualne podejście do każdego klienta i gwarancja usług na najwyższym poziomie.
Współpraca z firmą zewnętrzną przy organizacji podróży służbowej daje wiele korzyści. Co prawda z jednej strony wiąże się to z dodatkowymi kosztami, z drugiej jednak oszczędzamy czas, mając jednocześnie pewność, że nasza podróż została przygotowana w profesjonalny sposób.
