Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości
Dokumentacja księgowa, to znaczy księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe i inne, należy przechowywać w odpowiedni sposób i chronić przed zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku prowadzenia rachunkowości przedsiębiorstwa przez firmę zewnętrzną, obowiązek ten spoczywa na zewnętrznej firmie rachunkowej i dopuszcza możliwość przechowywania części dokumentacji w formie cyfrowej, pod obostrzeniami.
Sposób przechowywania i ochrony danych rachunkowych
O tym, jakie dokumenty rachunkowe muszą być przechowywane i chronione, oraz w jaki sposób ma się do odbywać decydują regulacje prawne, w tym Ustawa o rachunkowości. Jak już wspomniano gromadzone przez daną jednostkę dane księgowe, czy księgi rachunkowe, mogą być gromadzone elektronicznie i utrwalone na informatycznych nośnikach danych. W takim przypadku ochrona danych winna polegać na stosowaniu nośników danych, które są odporne na zagrożenia, na odpowiednich środkach ochrony zewnętrznej oraz na systematycznym tworzeniu kopii zapasowych (rezerwowych) ze zbiorów danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu. Ta ochrona ma trwać przez czas, który nie będzie krótszy od czasu ochrony ksiąg rachunkowych tradycyjnych. Ochronie muszą też być poddane programy komputerowe i dane systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie rozwiązań programowych i organizacyjnych, które ochronią te dane przed dostępem lub zniszczeniem. Za ochronę odpowiedzialne jest biuro doradztwa podatkowego, któremu przedsiębiorstwo zleciło prowadzenie rachunkowości. Jeśli system ochrony danych utrwalonych na ww. nośnikach danych nie spełnia wymagań, jego zapisy muszą zostać wydrukowanie przed końcem roku obrotowego.
Rejestrowanie dokumentów rachunkowych
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne winny być przechowywane w oryginalnej postaci i w porządku wynikającym ze sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, podzielonym na okresy sprawozdawcze i pozwalającym na ich łatwe odszukanie. Zbiory tych dokumentów winny być oznaczone tak, by łatwo je było zidentyfikować, z symbolem lat i końcowych numerów w zbiorze. Od tej zasady, jak wiemy od szefów Biura Rachunkowego J.A. Kwoska występują pewne odstępstwa. Jeśli dokumentacja księgowa przechowywana jest poza jednostką, kierownik jednostki winien powiadomić o tym właściwy urząd skarbowy i zapewnić dostępność ksiąg oraz dowodów księgowych uprawnionym organom kontroli zewnętrznej na każde wezwanie. Roczne sprawozdania finansowe firmy muszą być przechowywane przez okres 5 lat. Jest to nowe rozwiązanie, które ma na celu wprowadzenie uproszczeń dla przedsiębiorców, w prawie podatkowym i gospodarczym.
