Jakie korzyści dla firmy płyną z digitalizacji dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych?

Digitalizacja wkracza we wszystkie dziedziny życia, lecz miłość do papieru jest ciągle bardzo silna. W efekcie w wielu firmach prowadzenie ksiąg i teczek pracowniczych stoi w lekkim rozkroku pomiędzy obrotem elektronicznymi dokumentami lub ich kopiami a tonami papieru, które wciąż przepuszczane są przez biurowe urządzenia drukujące. Cyfryzacja ostatecznie zwycięży. Jednak zamiast czekać aż to nastąpi, już dzisiaj można korzystać z jej dobrodziejstw.

Niezależnie od tego, czy zatrudniamy 10 czy 1000 pracowników, czy w naszej firmie prowadzona jest księgowość pełna czy uproszczona przeprowadzenie digitalizacji otworzy nam nowe możliwości. Przede wszystkim odczujemy zauważalne przyspieszenie procesów obsługi dokumentów i załatwiania spraw.

Najważniejsze zalety digitalizacji dokumentów

Wszystkie zalety digitalizacji dokumentów ostatecznie sprowadzają się do oszczędności. Korzyści są wprost proporcjonalne do wielkości firmy (liczby osób zatrudnionych i wielkości obrotów). Posługując się dokumentami w formie elektronicznej oszczędzamy czas i pieniądze, co przejawia się w następujących obszarach:

• optymalizacja kosztów drukowania – digitalizacja dokumentów pozwala zaoszczędzić bardzo znaczące sumy przeznaczane na zakup i serwis urządzeń drukujących, zakupy papieru i tonerów,
• zmniejszenie kosztów archiwizacji – prowadząc kadry i płace mamy obowiązek przechowywania teczek pracowniczych przez 10 lat, natomiast okres przechowywania większości dokumentów księgowych wynosi obecnie 5 lat – digitalizacja pozwala zmagazynować dokumenty tysięcy pracowników na jednym serwerze lub w chmurze obliczeniowej, zamiast wydzielać osobne pomieszczenie i inwestować w zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem,
• błyskawiczna dostępność dokumentacji – wszystkie potrzebne dokumenty można wyszukać i “wyjąć” z elektronicznego archiwum w ciągu kilku sekund, nawet wtedy, gdy znajdujemy się poza siedzibą firmy – ta sama czynność w przypadku dokumentów papierowych może zająć długie godziny, a czasem dni (np. wtedy, gdy dokumenty zaginą, zostaną odłożone na niewłaściwe miejsce lub utkną na czyimś biurku),
• ograniczenie liczby błędów w dokumentacji – elektroniczne dokumenty można łatwo przeglądać, korygować i przetwarzać – rezygnacja z ręcznego spisywania potrzebnych danych ogranicza ryzyko błędów, pozwala błyskawicznie przygotowywać zestawienia i raporty dotyczące np. analizy wzrostu wynagrodzeń, wydatków na wybrane cele, kosztów projektów w skali miesiąca, roku czy wielu lat,
• redukcja kosztów pracy – do obsługi elektronicznych dokumentów potrzeba mniejszej liczby pracowników działów księgowych i kadrowych.

Wiele mówi się o tym, że najcenniejszym dobrem czasów, w których żyjemy, jest informacja. W praktyce oznacza to, że ten, kto ma dane, ten zyskuje przewagę nad konkurencją. Jednak nie wystarczy gromadzenie: autentyczną wartość ma przede wszystkim umiejętność błyskawicznego przetwarzania informacji i wykorzystania ich do celów biznesowych. Dokumenty papierowe zawierają te same dane, które figurują w dokumentach elektronicznych. Jednak pod względem możliwości ich wykorzystania i dostępności papier jest bardzo mało użyteczny – utrudnia, a w większości przypadków uniemożliwia sprawne korzystanie ze zgromadzonych danych. Przyspieszenie obiegu informacji przekłada się wprost na budowanie przewagi konkurencyjnej. Digitalizacja pozwala przyspieszyć procesy biznesowe i oprzeć je na danych, a nie na intuicji. Już dzisiaj może to decydować o utrzymaniu się lub wypadnięciu z rynku.

E-teczki i e-księgowość

Obecnie każdy przedsiębiorca ma możliwość wyboru pomiędzy prowadzeniem teczek pracowniczych w formie elektronicznej i papierowej. Podobnie rzecz się ma z księgowością. Prowadzenie e-dokumentacji to nie tylko obrót zdigitalizowanymi dokumentami. To przede wszystkim usprawnienie masowego generowania deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych, tworzenie sprawozdań, raportów, obsługa JPK i mnóstwo innych usprawnień. Wynikają one przede wszystkim z integracji systemów księgowych i kadrowo-płacowych z systemami zewnętrznymi: sieciami IT organów kontrolnych, a także bankowymi, e-commerce czy takimi instrumentami, jak biała lista podatników VAT.

Siłą e-księgowości i e-teczek jest też to, że ich obsługa jest możliwa z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie dokumentacji w chmurze (cloud computing), nie będziemy musieli inwestować w zakupy i aktualizację  oprogramowania, w infrastrukturę teleinformatyczną oraz tworzenie własnych działów IT. Potrzebne oprogramowanie i moc obliczeniową otrzymamy w ramach abonamentu. W każdej chwili będziemy mogli rozszerzyć jego zakres lub zrezygnować z usługi. 

Jak odejść od papieru?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami możemy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. W przypadku dokumentów księgowych możemy zapisywać w wersji elektronicznej PKPiR, ewidencje wyposażenia i środków trwałych, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, a także faktury kosztowe i sprzedażowe.

Może wydać się dziwne, że przy tak szerokich możliwościach cyfryzacji ciągle przerabiamy tony papieru i tworzymy tradycyjne archiwa. Sprawę wyjaśnia doradca z biura rachunkowego Partner Gospodarczy z Łodzi: 

– Aby przejść na elektroniczną obsługę kadr i księgowości, należy odwzorować w postaci cyfrowej, czyli zeskanować każdy dokument, który aktualnie znajduje się w postaci papierowej w aktach osobowych. Następnym krokiem jest opatrzenie każdego e-dokumentu (pliku) podpisem elektronicznym lub elektroniczną pieczęcią pracodawcy. Wyobraźmy sobie, że wymienione operacje należy wykonać w firmie, która zatrudnia 100 pracowników. Oznacza to konieczność zeskanowania tysięcy stron. W większych przedsiębiorstwach digitalizacja staje się poważnym problemem technicznym i finansowym. Dlatego firmy przechodzą na elektroniczny obieg dokumentów stopniowo, w miarę tworzenia dokumentów i pojawiania się nowych rozwiązań prawnych.

Warto też zaznaczyć, że nawet po digitalizacji dokumentów jesteśmy obowiązani zachować ich wersje papierowe. Nie ma obowiązku posiadania dokumentu papierowego tylko wtedy, gdy jego pierwotna wersja powstała w wersji elektronicznej.