Czym się kierować, wybierając salę konferencyjną?
Organizacja konferencji czy sympozjum wymaga od organizatora podjęcia licznych decyzji. Potrzebna jest przede wszystkim sala konferencyjna, w której uczestnicy będą mogli wysłuchać wykładów lub debatować nad poruszanymi zagadnieniami. Jej wyposażenie, wielkość i lokalizacja mają kluczowe znaczenie. Podpowiadamy, jak wybrać salę konferencyjną, aby od strony organizacyjnej wszystko było nienagannie przygotowane.
W co powinna być wyposażona sala konferencyjna?
Wyposażenie sali konferencyjnej jest kluczowe, jeżeli uczestnicy mają wygłaszać wykłady lub zapoznawać się z wynikami badań. W takiej sytuacji – poza sprzętem nagłaśniającym – potrzebny jest też sprzęt multimedialny. Poza projektorem multimedialnym, przydadzą się także rzutniki, np. slajdów i pisma. Niektóre hotele, jak choćby Hotel Kamena, proponują znacznie więcej: iluminację świetlną (czyli sztuczne oświetlenie, które można ściemniać), klimatyzację i przesuwną ścianę dźwiękochłonną. To ostatnie rozwiązanie pozwala dostosować wielkość sali konferencyjnej do liczby gości.
Sala konferencyjna powinna być też wyposażona w sprzęt, dzięki któremu możliwe będzie nagranie prelekcji poszczególnych uczestników. Jeżeli chodzi o dostęp do sieci czy mównicę, to dziś najczęściej jest to już standardowe wyposażenie takich pomieszczeń.
Wielkość i lokalizacja sali konferencyjnej
Podmioty zajmujące się wynajmem sal konferencyjnych najczęściej oferują więcej niż jedno pomieszczenie. Z punktu widzenia organizatora to bardzo dobra wiadomość, bo może wybrać audytorium, które pomieści wszystkich uczestników. Metraż jest o tyle ważny, że przebywanie w za małej sali będzie uciążliwe dla zaproszonych gości – będą oni musieli się przeciskać, aby dotrzeć na swoje miejsca, w pomieszczeniu może też być bardzo duszno. Jednocześnie sala konferencyjna nie powinna być zbyt duża.
Wynajmem sal konferencyjnych zajmują się najczęściej ośrodki wypoczynkowe, hotele i firmy, które utrzymują takie pomieszczenia na własny użytek. Wybór lokalizacji jest niezwykle istotny przy organizacji konferencji – uczestnicy nie powinni mieć kłopotu z dotarciem na miejsce. Najlepiej, aby sala konferencyjna mieściła się w centrum miasta, przy czym nie musi być to duża miejscowość. Wiele obiektów, w których można zorganizować sympozjum, powstaje w nadmorskich kurortach. To doskonałe rozwiązanie, jeżeli zaproszeni goście mają w takim miejscu spędzić np. cały weekend. Wówczas, poza wykładami, mogą oni też skorzystać z infrastruktury turystycznej lub lokalnych atrakcji.
Ponieważ w ostatnich latach w Polsce powstało wiele sal konferencyjnych, organizatorzy mają w czym wybierać. Znalezienie odpowiedniego pomieszczenia wymaga jedynie zapoznania się z ofertami firm, które je udostępniają.
