System ERP: zalety wdrożenia w firmie
Enterprise Resource Planning to grupa systemów zintegrowanego zarządzania firmą, a w szczególności jej zasobami. Umożliwiają one zbieranie wszystkich danych o procesach gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie, sprawne zarządzanie zapasami magazynowymi, przebiegiem i logistyką produkcji, poziomem sprzedaży oraz zakupów, optymalizacją kosztów działania, pracownikami itp. ERP to dziś już niemal standard nowoczesnego zarządzania firmą, zwłaszcza o charakterze produkcyjnym. Jakie jednak argumenty przemawiają za jego wprowadzeniem?
Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, wdrożenie systemów typu ERP niesie ze sobą sporo korzyści. Najbardziej oczywiste to holistyczne usprawnienie pracy całego zakładu, zmniejszenie kosztów pracy i jednocześnie wyższa kultura zarządzania organizacją. Samo zarządzanie staje się bardziej przejrzyste i efektywne na wielu płaszczyznach działania firmy, m.in. w zarządzaniu zasobami materiałowymi, sprawowaniu kontroli nad łańcuchem dostaw czy w przepływie informacji. Zwłaszcza ten ostatni element jest istotny: wdrożenie systemu ERP umożliwia dostęp do pożądanej informacji lub wprowadzenie niezbędnych zmian każdemu uprawnionemu do korzystania z programu, bez względu na jego pozycję i obowiązki w firmie.
Jak już zostało to powiedziane, systemy ERP szczególnie dobrze sprawdzają się przy planowaniu zakupów, produkcji i realizacji dostaw. Dzięki wdrożeniu ERP możliwe staje się skuteczniejsze zamawianie komponentów do procesu produkcyjnego. Program wskazuje aktualny stan magazynowy danych elementów: znając specyfikę i przebieg procesu produkcyjnego nie trzeba części zamawiać na wyrost, a jedynie na zakładkę. Przedsiębiorstwo nie lokuje więc bez potrzeby środków finansowych w podzespołach, skraca też czas oczekiwania na komponenty, co minimalizuje ryzyko wstrzymania produkcji i straty finansowe spowodowane przestojem. Do tego dostosowuje ilość zamówionych części do potrzeb zamówienia klienta na dany wyrób gotowy. Firma zyskuje w ten sposób również swobodę w zarządzaniu przestrzenią magazynową: nie zalegają tam ani komponenty, ani produkt oczekujący na klienta, którego dopiero trzeba wyszukać. Skraca się czas wyszukiwania danych elementów (zazwyczaj stosuje się tu zasadę FIFO, czyli First In-First Out). Dostawy do odbiorcy docierają na bieżąco i zgodnie z ustaleniami działu handlowego. Długofalowo więc taki sposób zarządzania przedsiębiorstwem umożliwia nawiązanie lepszych i bardziej trwałych relacji biznesowych: firma postrzegana jest jako wiarygodny i rzetelny, realizujący terminowo zamówienia partner.
Wdrożenie systemu ERP wymaga jednak określonych nakładów finansowych, nie jest też łatwe. Dlatego przedsiębiorstwa chcące wdrożyć teki model zarządzania powinny do tego celu zatrudnić wykwalifikowaną firmę. Jedną z nich jest Redtulip Software.
Przebieg wdrażania systemu ERP
Wdrożenie w firmie systemu ERP przebiega kilkuetapowo. Powinno rozpocząć się od zbadania potrzeb klienta: przeglądu funkcjonujących w jego przedsiębiorstwie procesów, obecnej infrastruktury oraz wymagań i oczekiwań. Niezbędne jest również oszacowanie kosztów wdrożenia systemu, a także wykazania wskaźnika rentowności całej inwestycji. Na tym etapie wybiera się też rodzaj systemu, który jest najlepszy do działania w danym przedsiębiorstwie.
Następnym krokiem będzie przedwdrożeniowa analiza konfiguracyjna systemu. To teraz następuje dogłębne zbadanie sposobu funkcjonowania firmy oraz jej perspektywy rozwojowe. Ważny jest zwłaszcza ten ostatni aspekt, lepiej bowiem jest dobrać i dostosować system ERP do przyszłego przewidywanego kształtu oraz charakteru firmy, niż wdrażać rozwiązania przynoszące obecnie, a więc na krótką metę skutek. Dokonując analizy określa się również funkcjonalność przyszłego rozwiązania oraz nakreśla harmonogram jego implementacji do systemu firmy.
Kolejnym krokiem przy wdrażaniu w firmie systemu ERP jest już wyłonienie zespołu projektowego odpowiedzialnego za realizację przedsięwzięcia. Dokonuje on niezbędnych inwestycji w infrastrukturę informatyczną, konfiguruje poszczególne elementy systemu i planuje ścieżki migracji danych. Testując migrację danych można bezpośrednio przenieść je przy pomocy szablonu do nowego systemu, skróci to czas jego implementacji. Po wdrożeniu i konfiguracji części systemu następuje przeszkolenie kadry obsługującej program. Będą to pracownicy różnego szczebla, od magazynierów począwszy, przez logistyków, opiekunów klienta, na pracownikach księgowości skończywszy. Kiedy zaś wszystko zostało sprawdzone, a personel przeszkolony, można zakończyć działanie zespołu projektowego i uznać system ERP za wdrożony.
