Jakie warunki powinny spełnić prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe?

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jej charakter zależy od tego, jak duża jest firma, ilu zatrudnia pracowników i jaki jest profil jej działalności. W praktyce stosuje się księgowość pełną oraz jej formy uproszczone. O ile te drugie są stosunkowo proste do opanowania, pełna postać dokumentacji wymaga wiedzy księgowej, znajomości przepisów oraz metod dokonywania zapisów.

Księgowość pełna a uproszczona

Polska gospodarka sprzyja osobom z inicjatywą. Założenie własnej firmy jest proste i nie wymaga spełnienia żadnych dodatkowych wymogów. Zachętą do rozpoczęcia własnej działalności są też ulgi w opłatach w pierwszym okresie rozwoju firmy. Mali przedsiębiorcy nie muszą też zmagać się ze skomplikowaną dokumentacją, bowiem w zasadzie obowiązuje ich jedynie prosta Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), wstępna deklaracja ZUS oraz wypełnienie dorocznego zeznania podatkowego. Nieco więcej pracy mają osoby, które zatrudniają co najmniej jednego pracownika. Nadal jednak mogą one korzystać z uproszczonych form rozliczania się.

W przypadku większych przedsiębiorstw księgowość wymaga już znacznie więcej pracy oraz wiedzy specjalistycznej. Dlatego właściciele takich firm często powierzają prowadzenie dokumentacji specjalistom, do których zalicza się Casus. Biuro rachunkowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami na taką dokumentację składają się:

• dziennik,
• konta księgi głównej,
• konta ksiąg pomocniczych,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej,
• zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
• inwentarz.

Każdy z tych dokumentów powinien być prowadzony zgodnie z wymogami, jakie narzuca na przedsiębiorcę prawo podatkowe.

Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe?

Najważniejszym dokumentem księgowym jest dziennik. Stanowi on rejestr wszystkich dokonanych operacji gospodarczych. Im większa firma, tym więcej prowadzi się w niej dzienników. Ma to na celu zachowanie chronologii zdarzeń, co jest niewykonalne, gdy poszczególne operacje przeprowadzane są w niezależnych od siebie działach. Jeśli przedsiębiorstwo prowadzi wiele dzienników, konieczne jest sporządzanie ich miesięcznych zestawień.

Dwa kolejne dokumenty to konta księgi głównej – nazywane też syntetycznymi – oraz konta ksiąg pomocniczych, określane jako analityczne. Te drugie przeznaczone są do dokonywania zapisów wypłat wynagrodzeń dla pracowników oraz transakcji zakupu i sprzedaży dla celów podatkowych. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej określane jest również jako bilans próbny. Celem sporządzania tego dokumentu jest sprawdzenie zgodności sumy obrotów z sumą zapisów dziennika. Weryfikowane jest też stosowanie tzw. zasady zapisu powtarzanego.

Ostatnim obowiązującym dokumentem jest inwentarz, czyli spis majątku trwałego i ruchomego firmy.

Sprawdzalność ksiąg rachunkowych

Podstawowym warunkiem poprawności prowadzenia dokumentacji księgowej jest jej sprawdzalność. Oznacza to możliwość weryfikacji i potwierdzenia każdego dokonanego wpisu. W praktyce czynność ta sprowadza się do gromadzenia faktur, rachunków, raportów, paragonów, oświadczeń i innych tego typu dokumentów, które potwierdzają prawidłowość każdego wpisu. Zapisy i dokumenty potwierdzające powinny mieć kolejność chronologiczną, a cała dokumentacja powinna być dostępna do kontroli. Jest to istotne zwłaszcza przy księgowości elektronicznej, w której wymagane są szybkie i kompletne wydruki.