Na czym polega outsourcing usług kadrowo – płacowych?

Każdy polski pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz dokonywania regularnych rozliczeń finansowych z zatrudnionymi osobami i organami podatkowymi. Wielu przedsiębiorców decyduje się powierzyć powyższe zadania w ramach outsourcingu firmom zewnętrznym, które świadczą kompleksową obsługę kadrowo – płacową. W naszym artykule wskażemy, na czym polega taka forma współpracy.

Obsługa zewnętrzna z zakresu kadr i płac obejmuje wiele różnych zadań, polega ona przede wszystkim na rozliczeniu pracodawcy zarówno z osobą zatrudnioną, jak i urzędem skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli Powiatowej Inspekcji Pracy lub sanepidu.

Outsorcing usług kadrowych

Jak zauważa Ewa Makowska z firmy Finanse Consulting Outsourcing, świadczącej kompleksowe usługi kadrowo – płacowe dla małych i dużych przedsiębiorstw: dzięki wiedzy oraz doświadczeniu zewnętrznej kadrowej firmy zyskują profesjonalne wsparcie merytoryczne oraz doradztwo w zakresie spraw pracowniczych. W zależności od specyfiki i potrzeb przedsiębiorstwa, może ono powierzyć w ramach outsourcingu wszelkie zadania związane z obsługą kadr lub jedynie ich część, w tym: ewidencję urlopów czy reprezentowanie w US i ZUS, wraz z obsługą platform elektronicznych PUE i E-PUAP.

W ramach zewnętrznej, pełnej obsługi kadrowej, firmy zlecają prowadzenie, archiwizację oraz aktualizowanie na bieżąco dokumentacji pracowniczej (w tym: przebytych szkoleń BHP, badań lekarskich), przygotowywanie wszelkich umów i aneksów, dotyczących nawiązania bądź rozwiązania stosunku pracy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pomoc w przygotowywaniu pism lub wniosków do ZUS, a także opracowywanie raportów na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego.

Obsługa płacowa firm

W zakres outsourcingu usług płacowych wchodzą takie zadania, jak:

• tworzenie list płac i rachunków dla umów cywilnoprawnych,
• przygotowywanie deklaracji miesięcznych podatku dochodowego od osób fizycznych oraz deklaracji rocznych,
• wydawanie zaświadczeń o wysokości zarobków,
• opracowywanie raportów, zestawień poniesionych wydatków związanych z zatrudnieniem,
• obliczanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy,
• zgłoszenie pracowników do ZUS oraz wyliczenie miesięcznych składek na ubezpieczenie społeczne.

Firmy, świadczące outsourcing kadrowo – księgowy, przygotowują też na podstawie upoważnienia zleceniodawców cykliczne przelewy wynagrodzeń oraz składek. Zakres powyższych usług może być znacznie szerszy i jest to kwestia indywidualnych ustaleń pomiędzy księgową a przedsiębiorstwem.