Na czym polega i kiedy wymagane jest uzgadnianie sald należności i zobowiązań?
Posiadanie firmy niesie ze sobą szereg zobowiązań księgowo-rachunkowych, przy czym w przypadku przedsiębiorstw prowadzących pełne księgi rachunkowe do najważniejszych obowiązków należy zamknięcie roku obrotowego. Wiąże się ono z realizacją szeregu procedur mających na celu potwierdzenie przejrzystego rozliczania transakcji w księgach rachunkowych, zaś jedną z tych procedur jest inwentaryzacja składników majątku, a przede wszystkim kwestia tzw. potwierdzania sald transakcji z kontrahentami.
Kilka słów o obowiązku potwierdzania sald
Obowiązki związane z inwentaryzacją rozrachunków z kontrahentami to kwestia wynikająca z ustawy o rachunkowości, zaś przedmiotem tego typu działań jest porównanie poszczególnych składników aktywów i pasywów (porównanie tego co jest zapisane w księgach rachunkowych, z tym co jest w rzeczywistości). Warto przy tym pamiętać, że zależności od sytuacji inwentaryzacja przybiera różne formy, zaś jedną z takich form jest metoda potwierdzenia sald, które odbywa się pomiędzy jednostką, a jej kontrahentami i w praktyce oznacza to weryfikację kwot widniejących w księgach przedsiębiorstwa z kwotami zapisanymi w księgach kontrahenta. Metoda ta obejmuje przede wszystkim uzgodnienie stanu środków na rachunkach bankowych, stanu udzielonych pożyczek, stanu należności z tytułu dostaw i usług, a także stanu własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom. Nie należy przy tym zapominać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości z inicjatywą uzgodnienia rozrachunków występuje zawsze wierzyciel, czyli jednostka, która ma należność, zaś sama inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald może odbywać się w formie pisemnej lub elektronicznej. Działania związane z uzgadnianiem sald należności i zobowiązań wymagają sporej wiedzy i doświadczenia, a także posiadania aktualnej wiedzy z zakresu obowiązujących przepisów rachunkowych. Stąd też wielu przedsiębiorców zleca tego typy zadania zewnętrznym firmom, świadczącym usługi z zakresu rachunkowości, takim jak Progress Biuro Usług Finansowych Tomasz Pandel.
Zalety regularnego potwierdzania sald
Regularne uzgadnianie sald należności i zobowiązań, oczywiście poza spełnieniem ustawowego obowiązku, stanowi przede wszystkim doskonałe narzędzie pozwalające na pozyskiwanie rzetelnych informacji analitycznych dotyczących kondycji przedsiębiorstwa. Wynika to z faktu, że między innymi uzyskane w ten sposób informacje o niezgodnościach, umożliwiają np. uwzględnienie w księgach zagubionych lub brakujących faktur, bądź też błędnie zaewidencjonowanych wpłat, co może wpłynąć na poprawność i kompletność transakcji wykazanych w księgach, przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Dodatkowo przedsiębiorstwo, dzięki potwierdzeniu sald i wyjaśnieniu wszelkich niezgodności, ma szansę otrzymać cenne informacje dotyczące uznania przez nabywcę faktur zakupu i dociekać przyczyn ich nieuregulowania. Jednocześnie zwrotne potwierdzenie salda należności/zobowiązania może znacząco zwiększyć prawdopodobieństwo uiszczenia zapłaty przez dłużnika i zmniejszyć stan należności u wierzyciela.
Uzgadnianie sald należności i zobowiązań to zarówno proces obowiązkowy, wynikający z aktualnych przepisów, jak i doskonałe narzędzie analityczne umożliwiające regularne monitorowanie i badanie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa, zaś rzetelne realizowanie założeń tego procesu gwarantuje bezpieczeństwo prowadzenia wiarygodnej i zgodnej z prawem dokumentacji finansowej.
