Majątek pod kontrolą, czyli co warto wiedzieć o inwentaryzacji w firmie
Prowadząc własną działalność gospodarczą powinniśmy mieć świadomość istnienia różnego rodzaju testów kontroli, jakim poddane muszą być przedsiębiorstwa w toku swojej działalności, co wynika z obowiązujących przepisów prawa. Jednym z nich jest inwentaryzacja, która stanowi ogół czynności pozwalających na ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych firmy i rozliczenia w stosunku do stanu ewidencyjnego w określonym czasie. Jak zatem przebiega ten proces i co obejmuje?
Jak to jest z inwentaryzacją w firmie
Pojęcie inwentaryzacji jest dosyć obszerne i nie powinno się go sprowadzać jedynie do sporządzenia spisu z natury. Wynika to z faktu, że przeprowadzenie inwentaryzacji w firmie, zgodnie z Ustawą o rachunkowości, może przyjąć trzy różne formy. Są to:
- spis z natury - pozwalający ocenić rzeczywisty stan ilościowy i wartość składników majątku firmy. W tym przypadku w dokumencie inwentaryzacji (arkusz spisu z natury), ujmuje się poszczególne składniki znajdujące się na stanie, a następnie porównuje się je z danymi zapisanymi w księgach rachunkowych. W przypadku gdy z różnych względów nie można przeprowadzić spisu z natury, np. brak dostępu lub pomiar techniczny jest niewykonalny, stosuje się metodę pośrednią uproszczoną. Polega on na spisywaniu składników majątkowych w pewnym przybliżeniu, poprzez obmiar, szacunek, próbę reprezentatywną, ocenę ekspertów lub porównanie do podobnych składników,
- rozliczanie sald z kontrahentami, które obejmuje dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami lub dłużnikami. Dotyczy to także stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz wszelkich pożyczek i kredytów,
- porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, rejestrami lub kartotekami i weryfikacja wartości tych składników.
W zależności od potrzeb inwentaryzacja może być przeprowadzana systematycznie (raz do roku lub raz na cztery, bądź też dwa lata, zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów) lub doraźnie, w razie potrzeby, np. w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie, czy wystąpienia zdarzenia losowego.
Inwentaryzacja krok po kroku
Przeprowadzenie inwentaryzacji w firmie to niełatwe zadanie wymagające czasu oraz dokładności i rzetelności, zaś za jej prawidłowy przebieg odpowiadają wyznaczone osoby, zazwyczaj jest to kierownik jednostki. Niemniej jednak wielu przedsiębiorców korzysta z możliwości zlecenia tego typu działań wyspecjalizowanym firmom, takim jak Pro Progress Sp. z o.o., świadczącym usługi inwentaryzacyjne i księgowe oraz doradztwo ekonomiczne. Należy przy tym pamiętać, że bez względu na to czy wykonanie inwentaryzacji zlecimy specjalistom, czy też przeprowadzimy ją własnymi siłami, powinna ona przebiegać w określony sposób, z zachowaniem kolejności poszczególnych czynności. Wynika to z faktu, że inwentaryzacja składa się z kilku etapów, z których wymienić należy:
- ustalanie stanu rzeczywistego inwentaryzowanych składników,
- weryfikacja stanu rzeczywistego z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych lub innych dokumentów,
- określenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych,
- doprowadzenie wielkości wynikających z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym i rozliczenie osób odpowiedzialnych za aktywa.
Sprawne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zależy od właściwej organizacji całego procesu, zaś jej prawidłowe wykonanie sprzyja doprecyzowaniu i ustaleniu rzeczywistego stanu majątku przedsiębiorstwa. Działanie to daje przedsiębiorcom ogromną wiedzę o stanie i funkcjonowaniu firmy, pozwalając na wprowadzenie niezbędnych ulepszeń oraz uniknięcie niepotrzebnych strat.
