Jak uniknąć błędów przy wyborze biura rachunkowego?
Zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu to zawsze dobry krok. Wymaga jednak odpowiednich przygotowań i sprawdzenia biura pod wieloma względami. Najlepszym sposobem jest bezpośrednia rozmowa z jego klientami oraz pracownikami, ale nie zawsze mamy taką możliwość. Istnieją na szczęście inne metody weryfikacji księgowego. Pozwalają one na uniknięcie wielu błędów popełnianych przez nierzetelne biura rachunkowe.
Certyfikat i polisa
Sprawdzanie biura rachunkowego powinniśmy rozpocząć od zebrania informacji na temat dwóch istotnych aspektów jego działalności: posiadanego certyfikatu oraz polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej (OC). Chociaż od sierpnia 2014 roku ten pierwszy nie jest już niezbędny, by prowadzić biuro rachunkowe, posiadająca go placówka działa na rynku już od przynajmniej kilku lat, co zazwyczaj jednoznacznie przekłada się na jej profesjonalizm i doświadczenie. Polisa OC jest natomiast obowiązkowa, więc jeżeli tylko spotkamy się z biurem rachunkowym, które takiej polisy nie posiada, to bezwzględnie nie powinniśmy powierzać mu jakichkolwiek spraw księgowych. Najlepiej postawić na biuro posiadające zarówno certyfikat jak i polisę – takie jak Biuro Rachunkowe AWANS w Józefosławiu. Uzyskujemy wówczas pewność, że sprawy księgowe naszej firmy zostaną potraktowane z należytą starannością, a błędy po prostu się nie zdarzą.
Ilość a jakość
Niektóre biura rachunkowe szczycą się współpracą z wieloma klientami. To nie zawsze dobry znak. Najważniejsze jest porównanie mocy przerobowej – czyli ilości pracowników – danego biura z ilością klientów. Może bowiem okazać się, że księgowych jest po prostu zbyt mało, by dobrze zająć się każdą z obsługiwanych przez biuro rachunkowe firm. Praca w rachunkowości nie należy do łatwych i wymaga dużego skupienia. Rozproszenie wywołane wieloma obowiązkami i zmęczenie, które może pojawić się przy obsługiwaniu wielu klientów wpływają negatywnie na poziom świadczonych przez biuro rachunkowe usług. Najlepiej jest znaleźć takie, które obsługuje relatywnie małą ilość klientów, ale za to nie popełnia błędów. Może to oznaczać, że skorzystanie z usług takiego biura rachunkowego będzie nieco droższe, ale ewentualne oszczędności tak czy inaczej byłyby fikcyjne – szybko okazałoby się, że popełnione przez księgowych błędy są dużo bardziej kosztowne niż usługi renomowanego biura rachunkowego. Dobrze jest postępować według zaleceń jego pracowników, dostarczając nie tylko wszystkie faktury w terminie, ale także dbając o przepływ innych dokumentów, takich jak umowy kupna‐sprzedaży, leasingowe i inne. Wszystkie wpływają bowiem na kształt ksiąg gospodarczych.
