Etapy wdrożenia RODO
Moment, w którym zaczęło obowiązywać ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych wymusił na wszystkich instytucjach i firmach przeprowadzenie projektu jego wdrożenia. Chcąc założyć firmę musimy zdawać sobie sprawę z tego, że jest to konieczne, by działała zgodnie z przepisami prawa. Jakie są etapy wdrażania RODO i jak się przygotować do tego procesu?
Zdefiniowanie obszarów przetwarzania danych
W celu wdrożenia RODO najpierw należy określić obszar przetwarzania danych oraz kategorie jego podmiotów. Chodzi tu przede wszystkim o wyodrębnienie kontrahentów, odbiorców, klientów, pracowników i innych grup. Pod tym względem wyróżniamy obszary ich działalności, jak na przykład dział sprzedaży czy księgowości. Po wydzieleniu wszystkich obszarów musimy zastanowić się, w jakim zakresie należy wprowadzić zmiany. Bierzemy tu pod uwagę różnego rodzaju dokumenty z klientami, kontrahentami i pracownikami oraz systemy IT. Prace związane z wdrożeniem RODO są dość rozbudowane, dlatego ich wykonanie można zlecić specjalistom z dziedziny prawa.
Wskazanie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie
Można zdecydować się na samodzielne wdrożenie RODO. Jednakże w celu uniknięcia pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości najlepiej zlecić wykonanie tego zadania osobom biegle znającym etapy wprowadzania zmian, a więc na przykład prawnikom specjalizującym się w tym zakresie. Możemy zlecić im przeprowadzenie całości prac lub poprosić tylko o analizę poprawności przygotowanych dokumentów pod względem prawnym. Niezależnie od tego, kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie RODO, należy utworzyć strukturę projektową, by mieć kontrolę nad przebiegiem całego procesu. Ważnym zadaniem jest również powołanie osoby pełniącej funkcję administratora bezpieczeństwa informacji, która na co dzień będzie odpowiedzialna za proces przetwarzania danych osobowych w danej firmie.
Stworzenie harmonogramu
Jeżeli mamy już za sobą wybór osoby odpowiedzialnej za wdrożenie RODO, wówczas należy przejść do określenia sposobu wykonania prac związanych z tym zadaniem i stworzenie harmonogramu. Jeśli działalność firmy jest rozległa warto wyodrębnić kilka obszarów wprowadzania zmian i wskazać kilka osób odpowiedzialnych za kontrolę ich wykonania. Po takich ustaleniach konieczne będzie stworzenie harmonogramu projektu. Po zakończeniu prac ważne jest również przeprowadzenie audytu wdrożenia RODO, by wykryć ewentualne niezgodności i móc je wyeliminować. Wielu doświadczonych prawników oferuje usługę wdrożenia RODO – powierzając im jej wykonanie mamy pewność, że wszystko przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.
Wdrożenie RODO to proces składający się z wielu etapów wymagających specjalnego przygotowania. Kancelaria Adwokacka Maria Skotnicka oferuje wykonanie tej usługi w zgodzie z obowiązującym prawem.
