KPiR czy księga rachunkowa?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia szczegółowej dokumentacji wszystkich zdarzeń finansowych w danym okresie czasu. Ewidencję tych informacji można prowadzić w dwóch formach – pełnej, tj. ksiąg rachunkowych, oraz uproszczonej czyli Księgi Przychodów i Rozchodów. Jakie są między nimi różnice i którą z nich lepiej wybrać?

Kto może korzystać z Księgi Przychodów i Rozchodów?

Księgi Przychodów i Rozchodów jest jednym z narzędzi wykorzystywanym w ewidencji podatkowej w formie uproszczonej. Ma ona kilka istotnych z punktu widzenia przedsiębiorcy plusów: jest łatwa w prowadzeniu (przedsiębiorcy mogą zlecić jej prowadzenie biuru rachunkowemu lub zająć się tym osobiście) i mało kosztowna, ponadto pozwala na bieżąco monitorować zdarzenia gospodarcze w firmie. Jej najpoważniejszą wadą jest jednak to, że dostępna jest jedynie dla pewnej grupy przedsiębiorców – głównie tych prowadzących pozarolniczą, jednoosobową działalność gospodarczą. Aby móc z niej korzystać, firma musi spełniać dwa warunki: uzyskać w poprzednim roku rozliczeniowym przychód mniejszy od równowartości 1,2 miliona euro oraz być opodatkowana na zasadach ogólnych (18% i 32%) lub liniowo (19%). KPiR służy do ewidencji zdarzeń gospodarczych w firmie w danym okresie, które można przypisać jednej z dwóch kategorii:

• Przychody – czyli wartość sprzedanych towarów i świadczonych usług, oraz pozostałe przychody (np. sprzedaż części majątku firmowego)
• Rozchodów  - czyli wydatków, które firma ponosi z racji prowadzenia działalności, np. zakupu towarów, narzędzi i materiałów, koszty transportu towarów, ubezpieczenia i wynagrodzenia pracowników brutto, czynsz za lokale, koszty eksploatacji pojazdów.

Na zakończenie każdego miesiąca wszystkie przychody i rozchody powinny zostać podsumowane.

Księgi rachunkowe

Księgowość w formie pełnej, czyli ksiąg rachunkowych, dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych, które nie spełniają warunków potrzebnych do prowadzenie KPiR, a więc przede wszystkim ich przychody przekroczyły równowartość 1,2 miliona euro. W tej grupie znajdziemy między innymi spółki handlowe, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie. Pełna rachunkowość jest trudniejsza do prowadzenia oraz wiąże się z większą ilością obowiązków. Przedsiębiorstwa, których ona dotyczy muszą między innymi przygotowywać sprawozdania finansowe za dany okres czasu. Duże przedsiębiorstwa najczęściej tworzą własne działy księgowe do prowadzenia ksiąg rachunkowych – mniejsze podmioty mają możliwość przeniesienia tego obowiązku na zewnętrzne biuro rachunkowe, takie jak biuro Bilans z Wejherowa, które oprócz prowadzenia ksiąg handlowych zajmuje się także m.in. prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów.  

KPiR a księga rachunkowa – co wybrać?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest dobrowolną możliwością – przedsiębiorcy, którzy nie osiągnęli wymagane przez prawo pułapu przychodów, mogą z niej skorzystać lub pozostać przy księdze rachunkowej. Jednak zalety KPiR – a więc jej uproszczona forma i niskie koszty prowadzenia w przypadku zlecenia tej czynności zewnętrznemu biuru rachunkowemu – sprawiają, że to właśnie ta forma zalecana jest małym firmom i jednoosobowym działalnościom gospodarczym.