Zwroty dla pracowników a podatek dochodowy

Umowa zlecenie na stałe zagościła w polskich firmach, podobnie zresztą jak umowa o dzieło. Różnią się one znacząco od umowy o pracę także w kwestii zaliczki na podatek dochodowy od zwrotu kosztów własnych poniesionych przez pracownika. Takie koszty własne mogą dotyczyć między innymi wyżywienia, przejazdów, używania własnej odzieży roboczej lub osobistych narzędzi, a także kwestii związanych z zakwaterowaniem. Jak wówczas rozlicza się podatek dochodowy?

Kiedy pracownik może uzyskać zwrot poniesionych kosztów własnych?

Wielu przedsiębiorców zatrudniających na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło do wynagrodzenia dokłada dodatkowe kwoty mające zrekompensować pracownikowi poniesione koszty. Koszty te muszą być ściśle związane z charakterem wykonywanej pracy. Dotyczą one wydatków poniesionych w związku z koniecznością dojazdu na miejsce wykonywania pracy, zakwaterowania się czy też wyżywienia. Oczywiście w zawieranej umowie musi być przewidziany stosowny ekwiwalent, inaczej żaden zwrot kosztów nie może wchodzić w grę. Zwroty uwzględnione w umowie są opodatkowane w zależności od jej rodzaju.

Zwrot za własne narzędzia i sprzęt pracownika – jak opodatkować?

Kwestie związane z opodatkowaniem zwrotu kosztów własnych pracownika są zależne od tego, jaką umowę z nim podpisaliśmy. Mogą się okazać dość zawiłe i zależne od wielu czynników – także tego, czego dotyczył poniesiony koszt własny. O szczegóły najlepiej jest zwrócić się do profesjonalnego biura rachunkowego, takiego jak Anna. Biuro rachunkowe. A. Klepacka, gdzie z pewnością uzyskamy wszelkie niezbędne informacje. Rozbieżności widać na przykładzie używanego przez pracownika sprzętu i narzędzi. Jeśli był on zatrudniony na podstawie umowy zlecenie czy umowy o dzieło, zwrot kosztów za używanie własnego sprzętu musimy opodatkować. Jeśli zaś z pracownikiem wiąże nas lub wiązała umowa o pracę, to zwrot kosztów nie jest opodatkowany – ustawodawca nie uznaje go bowiem za przychód pracownika.

Odzież przekazana pracownikowi a podatki

Jeśli pracownik otrzyma od nas odzież roboczą – nieodpłatnie – nie możemy doliczyć jej wartości do wynagrodzenia w celu jego opodatkowania. Wynika to z kodeksu pracy narzucającego pracodawcy konieczność zapewnienia higienicznych oraz bezpiecznych warunków wykonywania pracy – co w niektórych przypadkach może on uczynić na przykład dzięki zapewnieniu właściwej odzieży ochronnej. Oczywiście kwestie podatkowe związane z kosztami poniesionymi przez pracownika, ekwiwalentami oraz przekazywaną pracownikowi odzieżą mogą się dynamicznie zmieniać, dlatego najbardziej aktualną wiedzę uzyskamy zawsze w biurze rachunkowym.