Jak sprawnie zorganizować imprezę masową?

Koncert czy prezentacja to tylko niektóre z typów wydarzeń, obsługujących bardzo dużą ilość zainteresowanych. W przypadku ogromnej publiczności należy właściwie zadbać o bezpieczeństwo i identyfikację każdego obecnego gościa, co nie jest proste – tłum bywa trudny do skontrolowania i zrewidowania, dlatego warto skorzystać ze specjalistycznych akcesoriów, dzięki którym cała impreza będzie pod kontrolą.

Bilet na nadgarstku

Impreza masowa to w większości przypadków wydarzenie, na którym znajduje się nie mniej niż 1000 osób. Klasyfikacja ta zależy od miejsca, w którym organizuje się daną okoliczność – dla hal sportowych będzie to nie mniej niż 500 osób w przypadku imprez o charakterze artystyczno-rozrywkowym lub nie mniej niż 300 osób, jeśli jest to widowisko sportowe. W którymkolwiek z przypadków organizator musi jednak zadbać o bezpieczeństwo co najmniej kilkuset ludzi – to spora odpowiedzialność. Pobierając opłatę za wejście, warto każdego wizytującego wyposażyć w specjalną opaskę na nadgarstek. Tyvek – bo tak nazywa się jej nierozrywalny, wodoodporny wariant – to świetne rozwiązanie w przypadku każdej imprezy masowej. Tego typu produkty ma w swojej ofercie renomowana firma Orakel Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie. Są one obecnie najczęściej wybieraną formą jednorazowego biletu wstępu na wydarzenie. Wykonane w pożądanym kolorze, mogą zawierać napisy reklamowe i identyfikacyjne. Wyposaża się je w specjalny kod QR, czyli graficzny wzór, który pozwala na zaszyfrowanie w nim danych, np. dostępu na stronę internetową czy informacji promocyjnych. Kody takie wystarczy zeskanować telefonem, by otrzymać zaszyfrowaną wiadomość. Opaski trudno jest rozerwać – są zrobione z wytrzymałego materiału, ale i zawierają zabezpieczenie, dzięki któremu każda próba ściągnięcia opaski jest zauważalna. W prosty sposób można więc kontrolować liczbę wchodzących na wydarzenie. To bardzo istotne również ze względów finansowych – opaski pomagają w uniknięciu strat spowodowanych wchodzeniem nieproszonych gości, którzy nie uiścili opłaty za wejście, szybko zostaną zidentyfikowani.

Alternatywna zapłata

Co w przypadku, gdy na imprezie masowej organizator chce pobierać opłaty za korzystanie z poszczególnych urządzeń i wprowadzić swoją walutę wymienną? Nie muszą to wcale być pieniądze – okazuje się, że z powodzeniem sprawdzają się w tym aspekcie żetony. Kolorowe krążki wykonuje się zgodnie z indywidualnymi preferencjami organizatora, w związku z czym są one charakterystyczne i niepowtarzalne, trudne do podrobienia. Żetony grawerowane zawierają właściwe dla konkretnej imprezy masowej dane i wartości, dzięki którym mogą być w prosty sposób uznawane za wymienną walutę w trakcie trwania wydarzenia. Różnorodność dostępnych wariantów sprawia, że możemy zamówić u renomowanego producenta wyjątkowe krążki. Mogą być one chociażby plastikowe, metalowe czy drewniane – materiał to również kwestia indywidualnych preferencji organizatora. W ich posortowaniu pomaga specjalna tacka, dlatego przy zakupie żetonów warto pomyśleć o dokupieniu takiego przedmiotu. Żetony mogą też służyć np. jako numerki w szatniach. Gość wydarzenia pozostawia w szatni swoją odzież, w zamian otrzymując krążek z unikalnym numerem. Kiedy tylko będzie chciał opuścić wydarzenie, otrzyma swoją – w prosty sposób zidentyfikowaną – odzież. Można zatem bezproblemowo zadbać o opaski na nadgarstek, które będą pełniły rolę biletów wstępu, można też wprowadzić na imprezie masowej wymienną walutę w postaci żetonów. Jak jednak zadbać o to, by pracownicy obsługi wyróżniali się na tle wizytujących?

Widoczna obsługa

Na imprezach masowych nierzadko dochodzi do kłopotliwych sytuacji, podczas których niezbędna jest interwencja pracowników obsługi. Często goście mają też liczne pytania w kwestiach organizacyjnych, muszą więc wiedzieć do kogo się z nimi zwrócić. W bardzo łatwej identyfikacji pomagają kamizelki odblaskowe. Założone przez osobę będącej np. na stanowisku technicznym, informacyjnym czy zabezpieczającym, pozwalają na proste dotarcie i konsultację lub ewentualne uzyskanie pomocy. Na kamizelkach można umieścić dowolny napis, przez co obsługa danej strefy będzie bez problemu zauważalna. Ich teren działania wyznacza się za pomocą taśm – te mogą być w pełni spersonalizowane i dopasowane do charakteru imprezy masowej. Jak się więc okazuje, sprawne zorganizowanie wielkiego wydarzenia to z pewnością trudne przedsięwzięcie i trzeba uwzględnić wiele czynników, decydując się na zabezpieczenie takiej imprezy, ale specjalne produkty i akcesoria znacznie w tym pomagają, ułatwiając życie organizatorowi.