Z jakich elementów składa się księga przychodów i rozchodów?

Księgi przychodów i rozchodów (KPiR) wykorzystywane są przy ewidencjonowaniu podatków w firmach, które rozliczają się z fiskusem na podstawie księgowości uproszczonej. Są to zatem stosunkowo proste w prowadzeniu narzędzia, które mogą mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca postawi na ewidencję tradycyjną, czy też cyfrową w programie księgowym, księgi muszą składać się z 16 kolumn. W artykule opisujemy przeznaczenie każdej z nich.

Księgi przychodów i rozchodów – kto je może prowadzić?

Zanim dowiesz się, z czego składają się księgi przychodów i rozchodów, warto dowiedzieć się kto może je stosować. Prawodawstwo – ustawa o rachunkowości – umożliwia zatem stosowanie takiego narzędzia ewidencji podatków głównie małym i średnim przedsiębiorstwom niezależnie od branży, w której one działają. Istotne jest jednak zwrócenie uwagi na ustrój prawny podmiotu gospodarczego, a także na limit przychodów rocznych, po którego przekroczeniu firma musi przejść z księgowości uproszczonej (KPiR) na księgowość pełną (księgi rachunkowe).

Księgi przychodów i rozchodów prowadzą osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, a także spółki partnerskie, których przychody (netto) ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 mln euro (za poprzedni rok obrotowy). Takich firm jest w Polsce najwięcej, a dla zoptymalizowania kosztów procesów księgowych oraz kadrowo-płacowych podejmują one chętnie współpracę z biurami rachunkowymi. Wielu przedsiębiorców wybiera księgowych INFOTAX, którzy nie tylko dbają o prawidłowe ewidencjowanie podatków. Liczyć można także na pomoc w wyznaczaniu strategii rozwojowej – budżetowej czy portfelowej – czy nawet na przeprowadzenie optymalizacji podatkowych.

Elementy ksiąg przychodów i rozchodów

Księgi przychodów i rozchodów składają się z 16 kolumn. W pierwszej z nich wpisuje się numery zaszłości gospodarczych, które segregowane są chronologicznie. Kolejna kolumna przeznaczona jest do zapisu daty, w którym dana operacja gospodarcza została wykonana. Księgowi muszą zaś uwzględniać w KPiR tylko przychody oraz poniesione koszty. Ewidencja jest zatem znacznie uproszczona w porównaniu z księgami rachunkowymi, w którym ujmuje się nawet najmniejsze zaszłości finansowe. W kolumnie 3 ważne jest zaś wpisywanie numerów faktur i innych dowodów księgowych, które muszą mieć również wskazane strony np. operacji sprzedaży. Dane kontrahentów zapisuje się zatem w kolumnach 4 oraz 5.

Kolejne elementy ksiąg przychodów i rozchodów ściśle związane są zaś z operacjami gospodarczymi, które zostały w firmie wykonane:

• kolumna 6 – służy do określania rodzajów przychodów i wydatków;
• kolumna 7 – służy do wpisywania kwoty przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów i świadczenia usług (z działalności podstawowej);
• kolumna 8 – służy do ewidencjonowania innych przychodów ze sprzedaży towarów i świadczenia usług;
• kolumna 9 – ważna jest do ustalania łącznej kwoty z Kolumny 7 i 8;
• kolumny 10 i 11 – przeznaczone są do ewidencji kosztów zakupu materiałów i towarów;
• kolumna 12 – służy do księgowania operacji kadrowo-płacowych (m.in. wynagrodzenia dla pracowników);
• kolumna 13 – jest przeznaczona do ewidencji pozostałych wydatków (kosztów), które nie są ewidencjonowane w kolumnach od 10 do 12;
• kolumna 14 – służy do ewidencji łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

Kolumny 15 oraz 16 są zaś kolumnami dodatkowymi, w których zapisuje się m.in. wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. To tam również wypisuje się uwagi dotyczące poprzednich kolumn.

Każdy przedsiębiorca musi jednak zadbać nie tylko o prowadzenie KPiR. Przy nich istotna jest także ewidencja środków trwałych, niematerialnych i prawnych – ją również poleca się powierzyć w ręce specjalistów z biur rachunkowych.