Organizacja hotelowych spotkań i konferencji - zalety rozwiązania
Prestiżowe spotkania biznesowe najczęściej służą kreowaniu wizerunku przedsiębiorstwa oraz przekazywaniu wiedzy. Jednakże, aby konferencja okazała się sukcesem, trzeba ją drobiazgowo zaplanować i skoordynować wiele różnorodnych działań. W tej sytuacji potrzebujemy sprawdzonego partnera, który ma doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach – potrzebujemy odpowiedniego obiektu hotelowego!
Hotel na konferencję? Dlaczego?!
Aby odpowiedzieć na powyższe pytanie, należy wpierw przeanalizować, w jakie działania musimy się zaangażować, planując profesjonalne wydarzenie biznesowe?
Pierwszą sprawą, jaką należy się zająć, organizując konferencję, jest ustalenie odpowiedniego budżetu. Od niego zależy wiele kolejnych decyzji. Kiedy już wiemy jaką kwotą dysponujemy, możemy zdecydować, ile dni ma trwać wydarzenie i w jakiej okolicy ma się odbyć? Można z powodzeniem zorganizować konferencję jednodniową w centrum miasta, ale również trzydniową w pobliżu morza lub innych atrakcji, jeśli pozwalają nam na to posiadane środki. Długość wydarzenia determinuje kolejną zmienną, którą jest konieczność rezerwacji noclegów. Nie możemy również zapominać o cateringu lub zapleczu restauracyjnym. Do prowadzenia prelekcji, spotkań i wykładów konieczne będą także odpowiedniej wielkości sale konferencyjne wyposażone w nowoczesny sprzęt audiowizualny.
Hotel, czyli wszystko w jednym miejscu
Patrząc na wymieniony wyżej zakres spraw łatwo zrozumieć, dlaczego to właśnie hotel jest doskonałym miejscem do organizacji konferencji biznesowych. Wyspecjalizowany obiekt hotelowy pozwala na kompleksową organizację wydarzenia. W praktyce oznacza to współpracę z jednym partnerem w zakresie wynajęcia doskonale dostosowanych sal konferencyjnych, przygotowania przerw kawowych oraz posiłków serwowanych przez hotelową restaurację, jak również rezerwacji wysokiej jakości noclegów. Doświadczony w organizacji tego rodzaju wydarzeń hotel zaproponuje nam także szereg usług dodatkowych tj. wieczorna impreza integracyjna z muzyką, uroczysta kolacja dla uczestników czy inne atrakcje – mówi nam manager z Hotelu Logos Gdańsk, w którym organizuje się dziesiątki konferencji i bankietów rocznie. Współpraca z hotelem skraca czas poświęcony na organizację wydarzenia i znacznie zwiększa szansę na to, że przebiegnie ono bez zakłóceń, ponieważ czuwa nad tym doświadczona obsługa hotelu.
Jeśli więc planujemy organizację konferencji lub szkolenia naprawdę warto rozważyć skorzystanie z usług obiektu hotelowego. Należy jednak pamiętać, że najlepsze tego typu miejsca trzeba rezerwować ze sporym wyprzedzeniem, dlatego warto zająć się przygotowaniami odpowiednio wcześnie. Dość powiedzieć, że liderzy branży hotelarskiej organizują dziesiątki tego typu wydarzeń rocznie. Warto się więc pospieszyć, żeby móc współpracować z najlepszymi specjalistami.
