Obsługa kadrowo-płacowa firm – na czym polega?

W zakres obsługi kadrowo-płacowej, jak sama nazwa wskazuje, wchodzą wszystkie czynności dotyczące kadr i płac. Podpisywanie umów, wypłacanie wynagrodzeń i przygotowywanie dokumentów urzędowych, to tylko niewielka część tego, o czym należy pamiętać. Właściwe uporządkowanie tych kwestii leży w interesie każdego przedsiębiorstwa. Warto zlecić obsługę kadrowo-płacową odpowiedniej osobie.

Kto zajmuje się kadrami i płacami w firmie?

W dużych przedsiębiorstwach zwykle wszystkim, co dotyczy pracowników, zajmuje się dział kadr i płac. W mniejszych obowiązki te może sprawować jedna osoba – tzw. kadrowa. Zatrudnianie osoby, która byłaby odpowiedzialna za kadry, nie zawsze jest jednak opłacalne. Dlatego coraz bardziej popularny jest tak zwany outsourcing tego typu usług. To inaczej zatrudnienie zewnętrznej firmy do wykonania specjalistycznych prac, rozwiązanie to generuje zwykle niższe koszty.

Na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy?

W ramach outsourcingu firma zewnętrzna wykonuje się szereg czynności związanych z prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa oraz sprawami pracowników. Do podstawowych zadań wchodzących w zakres obsługi należy między innymi: sporządzanie i rozliczanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, sporządzanie list płac i prowadzenie kartotek wynagrodzeń, prowadzenie akt personalnych, rozliczanie urlopów, kompleksowa obsługa rozliczeń z ZUS, sporządzanie informacji rocznych o dochodach oraz odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, wystawianie świadectw pracy i innych podobnych zaświadczeń.

W przypadku zapotrzebowania przedsiębiorcy, niektóre firmy są w stanie poszerzyć ten zakres o usługi z zakresu obsługi księgowej. W ramach poszerzonych usług kadrowo-płacowych księgowa może też kierować pracowników na okresowe badania oraz prowadzić nadzór nad innymi sprawami związanymi z BHP. Może także zajmować się doradztwem z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi oraz prowadzić dogłębne analizy związane z płacami i zatrudnieniem.

Dobra księgowa na wagę złota

Księgowa ma dostęp do poufnych danych firmy i spoczywa na niej duża odpowiedzialność. Dlatego nie warto decydować się na usługi pierwszej lepszej osoby kierując się tylko i wyłącznie posiadaniem odpowiedniego wykształcenia. Dobra księgowa musi dbać o stałe poszerzanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Przyda się też znajomość tak zwanych kruczków prawnych. Przed zatrudnieniem księgowej warto dokładnie przeanalizować i uzgodnić zakres obowiązków. Najlepsze biura rachunkowe oferują kompleksowe usługi, dostosowane do potrzeb klienta. Należy też uważnie sprawdzić kompetencje każdej osoby mającej wgląd w  dokumenty firmy i pracowników.