Kasa fiskalna w firmie - nie taki diabeł straszny

Kasa fiskalna to dla wielu firm element niezbędny przy prowadzeniu ich działalności. Zarówno sprzedający towary, jak i świadczący usługi muszą za jej pomocą rejestrować wszystkie transakcje i wydawać odpowiednie potwierdzenia. Obowiązki te wynikają z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zanim jednak zdecydujemy się na zakup właściwego urządzenia fiskalnego warto dowiedzieć się na jego temat nieco więcej.

Krok po kroku

Wybór właściwej kasy fiskalnej to jedno z najważniejszych zagadnień, dotyczących przedsiębiorców, którzy muszą rejestrować obrót za pomocą tego typu technologii. Jej zakupu powinniśmy dokonać w wyspecjalizowanej firmie oferującej sprzedaż kas fiskalnych, jak na przykład Vigo z Wrocławia. Zanim jednak staniemy się właścicielem konkretnego urządzenia warto zastanowić się jaki jest charakter naszego przedsiębiorstwa, jakich technologii sprzedaży ono potrzebuje, czy decydujemy się na kasę, czy na drukarkę oraz które konkretnie rozwiązania powinien posiadać nasz model. W przypadku drukarki fiskalnej są one urządzeniami przyłączanymi do komputera z odpowiednio zainstalowanym programem magazynowym. Natomiast kasy fiskalne są rozwiązaniem samodzielnym, co oznacza, że można z nich korzystać bez konieczności zastosowania dodatkowych urządzeń. Nowoczesne kasy posiadają opcję polegająca na tworzeniu elektrycznego zapisu paragonu po jego wydrukowaniu. Dzięki temu rozwiązaniu znika uciążliwa konieczności przechowywania papierowych wydruków. Kupując nowy sprzęt tego typu należy pamiętać, że na początku pracuje on w trybie szkoleniowym (niefiskalnym) umożliwiającym wykonywanie próbnych wydruków i przeszkolenie personelu. Aby rozpocząć właściwe działanie kasy fiskalnej niezbędne jest dopełnienie odpowiednich formalności. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie zamiaru korzystania z urządzenia do odpowiedniego urzędu skarbowego. Następnie czeka nas fiskalizacja, czyli jednorazowa czynność, służąca zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy. Działanie to jest nieodwracalne, a podjąć się go może tylko uprawniony serwisant. Od tego momentu możemy rozpocząć rejestrację transakcji i wystawianie paragonów, a dokument potwierdzający fiskalizację należy przesłać do właściwego urzędu skarbowego.

Obowiązki przedsiębiorcy korzystającego z kasy fiskalnej

Rejestracja sprzedaży, wydawanie paragonów, drukowanie raportów dobowych
i miesięcznych  to podstawowe obowiązki użytkownika kasy fiskalnej. Warto jednak pamiętać, że każda awaria urządzenia oznacza przerwę w sprzedaży, chyba że posiadamy egzemplarz zastępczy. Aby do tego nie dopuścić należy zadbać o regularny serwis kas fiskalnych, który powinien być wykonywany nie rzadziej niż co 24 miesiące. W jego trakcie sprawdzona zostaje między innymi poprawność działania urządzenia, stan plomb zabezpieczających i obudowy, jakość wydruków, oprogramowanie kasy oraz zgodność z wpisami do książki serwisowej, którą powinniśmy przechowywać przez cały okres używania urządzenia. Dokument ten jest niezbędny, zarówno dla serwisanta, jak i dla  urzędnika skarbowego w przypadku kontroli. Do obowiązków, o których musi pamiętać przedsiębiorca korzystający z kasy zaliczyć należy także odczyt pamięci fiskalnej po zakończeniu prowadzenia firmy, wykonywany przez autoryzowany serwis.

Dobrze wybrana kasa powinna być przede wszystkim dopasowana do potrzeb konkretnej firmy oraz stosunkowo łatwa w obsłudze. Warto także pamiętać, że można odzyskać nawet do 90% kosztów poniesionych na zakup tego typu sprzętu.