Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do rzetelnego rozliczania podatków. Prowadzenie księgowości i rachunkowości zależy przede wszystkim od sposobu rozliczania podatków, a także ogólnego charakteru firmy. To właściciel firmy decyduje, którą formę wybierze – na przykład zasady ogólne, ryczałt lub podatek liniowy. Kiedy należy założyć księgę przychodów i rozchodów i w jaki sposób ją prowadzić?

Kto musi prowadzić KPiR?

Rozliczanie podatku według zasad ogólnych to jednak z najczęściej wybieranych form. Dzieje się tak dlatego, że wysokość oprocentowania jest zależna od wysokości dochodów firmy. Z tego powodu chętnie decydują się na nią początkujący przedsiębiorcy, którzy zakładają raczej mniejsze biznesy. To właśnie w tym przypadku konieczne jest założenie księgi przychodów i rozchodów.

Prowadzenie KPiR dotyczy:

• osób fizycznych, które posiadają jednoosobową działalność gospodarcza;
• spółek cywilnych, partnerskich i jawnych;
• amatorów zdefiniowanych na podstawie  ustawy o podatku tonażowym;
• działalności gospodarczych w formie agencji i umów zlecenie;
• osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli same zadecydują o prowadzeniu tej księgi.

Księgę można prowadzić samodzielnie lub skorzystać z usług biura rachunkowego, na przykład firmy System-1 Numeric, której siedziba znajduje się w Katowicach, ale także oferuje pomoc online.

Zasady prowadzenia KPiR

Decydując się na samodzielne prowadzenie, warto umówić się na konsultacje z doświadczonym księgowym, który podpowie, w jaki dokładnie sposób należy założyć księgę i jak ją uzupełniać.

Najważniejsze zasady prowadzenia KPiR w swojej firmie:

1. Zapisy muszą być prowadzone w języku polskim oraz polskiej walucie.
2. Treść księgi powinna być przejrzysta, staranna i czytelna.
3. Zapisów należy dokonywać na bieżąco – najlepiej na koniec każdego dnia.
4. Niewpisane lub błędnie wpisane kwoty nie mogą przekroczyć 0,5% przychodu rocznego.

Podatnik jest zobowiązany do wprowadzenia korekty ewentualnych pomyłek i nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności, jeżeli skoryguje je przed rozpoczęciem kontroli lub w wyznaczonym do tego terminie. Podczas prowadzenia księgi w formie klasycznej należy być ostrożnym, gdyż bardzo łatwo można się pomylić. O wiele lepszym rozwiązaniem jest zainwestowanie w dobre oprogramowanie firmowe. Wzór księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe zasady jej wypełniania można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.