E-mail i papierowa korespondencja. Czy to da się połączyć?

Poczta elektroniczna stanowi obecnie podstawowe narzędzie oficjalnej komunikacji w biznesie. Do najważniejszych zalet cyfrowych rozwiązań należy zaliczyć szybkość obiegu informacji oraz fakt, że w przeciwieństwie do tradycyjnych listów, wysłanie takiej wiadomości nic nie kosztuje. Z drugiej strony w niektórych sytuacjach wciąż istnieje konieczność generowania, przekazywania i przechowywania papierowych dokumentów. Jak pogodzić oba rozwiązania?

Problemy firmowej korespondencji

W większości polskich przedsiębiorstw jednym z podstawowych narzędzi pracy biurowej jest program Outlook. Drogą elektroniczną realizowana jest zarówno korespondencja wewnątrz firmy, jak i z klientami oraz kontrahentami z zewnątrz. Korzystanie z poczty cyfrowej jest bardzo szybkie i wygodne, do wiadomości można dołączać pliki w rozmaitych formatach, a więc przysyłać nie tylko tekst, ale też obrazy, wideo, muzykę czy wzory innych dokumentów, co również wpływa na skuteczność komunikacji.

Problemem może być natomiast zarządzanie korespondencją w sensie katalogowania wiadomości i dostarczania ich zawsze właściwemu odbiorcy. W skrzynkach pocztowych osób o bardzo dużym zakresie obowiązków, a także w sytuacji, gdy na główny adres e-mail firmy przychodzą wiadomości do pracowników różnych działów, może powstać chaos. Dlatego dobrym pomysłem, zwłaszcza w dużych firmach o mocno rozbudowanej strukturze organizacyjnej, jest korzystanie z elektronicznych systemów zarządzania pocztą e-mail. Co ciekawe, tego typu system można rozbudować o moduł obsługi tradycyjnej korespondencji papierowej – opowiada ekspert z E.VOLUTION.

Skuteczne zarządzanie korespondencją

Aby mieć pewność, że żaden z pracowników nie przeoczy ważnego maila i każdy z nich będzie mógł szybko odnaleźć niezbędne informacje wśród starszych wiadomości, warto skorzystać z modułu zarządzania pocztą e-mail. Jest to narzędzie informatyczne, które dzięki integracji z używanym już w firmie klientem poczty (np. Outlook), pozwala zaprowadzić porządek w korespondencji. Wiadomości przychodzące są automatycznie klasyfikowane, archiwizowane i prezentowane w cyfrowych teczkach, co umożliwia pracownikom ich sprawną analizę, a także wykorzystanie w pełnym procesie workflow. Oznacza to, że wiadomości są przypisywane do właściwych zadań, dzięki czemu każda z pracujących na nich osób może szybko zorientować w bieżących postępach, wymaganiach i uwagach klientów itd.

W jaki sposób włączyć do tak zorganizowanego systemu zarządzania pocztą e-mail tradycyjną korespondencję papierową? Przez jej przetworzenie do postaci elektronicznej, czyli po prostu zeskanowanie faktur czy innych papierowych dokumentów przesłanych do firmy i umieszczenie ich w głównym systemie. Digitalizacja poczty przychodzącej pozwala przyspieszyć doręczenie wiadomości do właściwego adresata oraz podjęcie przez niego wynikających z tego faktu działań. Umieszczenie całej korespondencji firmowej – zarówno cyfrowej, jak i otrzymanej zwykłym listem – we wspólnym medium elektronicznym jest dobrym sposobem na usprawnienie przebiegu informacji w przedsiębiorstwie, a przez to na poprawę płynności wszystkich realizowanych procesów.