Biuro rachunkowo-kadrowe Agat: jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, a także jej tworzenie i przechowywanie, to jeden z najważniejszych elementów podczas zatrudniania pracowników lub rozwijania firmy. Należy pamiętać, że jej niedokładne uzupełnianie może podlegać wysokim karom. Jakie dokumenty wchodzą w jej skład i co warto o nich wiedzieć? Zapytaliśmy specjalistów z biura rachunkowo-kadrowego Agat.

Akta osobowe

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe, które są prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika, a także informacje związane ze sprawami dotyczącymi stosunku pracy. Składają się one z 4 części: A zawiera dokumenty przesłane podczas ubiegania się o daną posadę, np. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy i ukończenia szkoły, certyfikaty, dyplomy, a także orzeczenia lekarskie. W części B znajdziemy informacje dotyczące przebiegu pracy jak podpisana przez obie strony umowa, oświadczenie odnośnie danych osobowych, zakres czynności, a nawet zapoznanie się pracownika z zasadami m.in. BHP.

Rozwiązanie umowy

W kolejnej części C mieszczą się dokumenty związane z zaprzestaniem zatrudnienia, czyli oświadczenie o wypowiedzeniu lub też rozwiązaniu dotychczasowej umowy, wniosek o wydanie świadectwa pracy razem z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ostatni element D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika lub też inne dokumenty, które są związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej czy też cywilnej.

Dodatkowo należy przechowywać dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, związane z urlopem wypoczynkowym czy też odnośnie wypłacanego wynagrodzenia lub innych świadczeń.

- mówi specjalista z biura rachunkowo-kadrowego Agat.

Kopie, czy oryginały?

Należy pamiętać, aby wszystkie dokumenty przechowywać w odpisach lub też kopiach, koniecznie poświadczonych za zgodnością z oryginałem. Jedynym wyjątkiem jest orzeczenie lekarskie, które zostało wydane przez lekarza medycyny pracy. To powinno być sporządzone w dwóch oryginalnych egzemplarzach.

Oferta biura rachunkowo-kadrowego Agat

Agat to biuro rachunkowo-kadrowe z Mierzyna, które działa na rynku już ponad 20 lat. W ofercie biura znajduje się kompleksowa obsługa firm w zakresie rachunkowości, w tym prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, sporządzanie deklaracji do ZUS i PFRON oraz raportów osób ubezpieczonych i listy płac. Biuro Agat zajmuje się także sporządzaniem umów o pracę, prowadzeniem ewidencji środków trwałych, ryczałtu ewidencjonowanego, sprawozdań finansowych, przygotowywaniem akt pracowników i umów oraz nadzorem nad dokumentacją kadrową oraz rozliczeniem podatków.