W jaki sposób prowadzi się Księgi Przychodów i Rozchodów?

Każde przedsiębiorstwo zobowiązane jest do prowadzenia swojej księgowości. Może ona przyjmować formę uproszczoną, to znaczy Księgi Przychodów i Rozchodów – korzystać z niej mogą między innymi osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie, których przychód netto nie przekroczy równowartości 1,2 miliona euro.

Jak założyć Księgę Przychodów i Rozchodów?

Przedsiębiorca, który wybrał KPiR jako formę prowadzenia księgowości zobowiązany jest do założenia jej w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej i powiadomienia o tym fakcie swojego Urzędu Skarbowego w ciągu maksymalnie 20 dni. Podobnie w przypadku, gdy powierzamy prowadzenie Księgi biuru rachunkowego, mamy maksymalnie tydzień, by powiadomić o tym US – zwykle biura rachunkowe proponują wyręczenie klientów w tym obowiązku. KPiR może być prowadzona na dwa sposoby – na papierze lub za pośrednictwem specjalnych programów komputerowych. To, którą z form wybierzemy zależy wyłączenie od naszych preferencji,  Generalnie jednak przedsiębiorcy chętniej korzystają z drugiej formy ze względu na większą przejrzystość sporządzonego dokumentu oraz wiele dodatkowych funkcji, np. wykrywanie błędów czy liczenie podanych wartości. Jeśli chcemy prowadzić KPiR w formie papierowej pamiętajmy o dokładnym numerowaniu kolejnych stron.

Jak prowadzić KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów jest – zgodnie ze swą nazwą – dokumentem, w którym zapisuje się wszystkie informacje o finansach firmy, a więc między innymi zyski ze świadczonych usług lub sprzedawanych towarów oraz wydatki pod postacią pensji pracowników, zakupu towarów na sprzedaż, zakup sprzętu niezbędnego do prowadzenia działalności, czynszu, rachunków etc. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra finansów z dnia 26.08.2003 każda KPiR musi być podzielona na kilkanaście kolumn, z których każda pełni inną funkcję – wyjaśnia specjalista z firmy MBJ Biznes.

• 1 – liczby porządkowe kolejnych wpisów do księgi
• 2 – wpis o dacie wydatku lub przychodu
• 3 – numer faktury lub inny dowód zakupu. W przypadku kilku zakupów dokonanych w ciągu jednego dnia wpisujemy numer zestawienia faktur
• 4 i 5 – dane kontrahentów – imiona, nazwiska, nazwy firm i adresy
• 6 – rodzaj zawartej transakcji, np. wydatek – kupno mebli biurowych
• 7 – dokładna kwota przychodu lub wydatku
• 8 – przychody nie wynikające ze sprzedaży lub świadczenia usług, np. dotacje
• 9 – przeznaczona jest do sumowania kwot z kolumn 7 i 8
• 10 – informacje o zakupach materiałów przeznaczonych do produkcji wyrobów lub towarów do dalszej sprzedaży
• 11 – koszty poniesione w związku z zakupem materiałów z kolumny 10, np. transport.
• 12 – kwoty brutto wynagrodzenia pracowników
• 13 – pozostałe koszty, niewymienione wcześniej, np. czynsz, rachunki
• 14 – podsumowanie kosztów z kolumn 12 i 14
• 15 – koszty z poprzednich lat podatkowych (nieobowiązkowe)
• 16 – koszty działalności badawczo-rozwojowej
• 17 – uwagi