Jaki rodzaj kasy fiskalnej najlepiej sprawdzi się w Twojej branży?

Obowiązek posiadania kasy fiskalne dotyczy aktualnie znacznej część podmiotów gospodarczych. Na rynku dostępne jest wiele rodzajów kas rejestrujących, które znacznie różnią się od siebie - zarówno pod względem wielkości, jak i funkcjonalności i możliwości, które dają użytkownikom. Sprawdź, jaka kasa fiskalna będzie odpowiednia dla Twojej działalności.

Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Zgodnie z nowelizacją ustawy VAT, która weszła w życie 1 maja 2019 r., wiele podmiotów gospodarczych zostało objęte obowiązkiem posiadania kasy online. Od 1 stycznia 2020 roku kasy tego typu posiadać muszą firmy zajmujące się naprawą pojazdów silnikowych oraz motorowerów, wulkanizatorzy oraz stacje paliw. Po 1 stycznia 2021 r. do grona tych osób dołączyli także właściciele stacjonarnych placówek gastronomicznych (również tych sezonowych),  osoby oferujące krótkotrwałe zakwaterowanie, a także sprzedawcy węgla, brykietu i paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu w celach opałowych.

Od 1 lipca 2021 r. obowiązek ten dotyczył będzie także:

• salonów fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych;
• firm budowlanych;
• lekarzy i stomatologów;
• prawników;
• firm z branży fitness.

Kasy fiskalne online to urządzenia, które przez Internet lub sieć telefoniczną łączą się bezpośrednio z Centralnym Repozytorium Kas, które w ten sposób ma stały dostęp do informacji dotyczących: raportów dobowych, paragonów fiskalnych, dokumentów, zdarzeń, informacji niefiskalnych oraz przeglądów okresowych. Fiskalne kasy online współpracują także z terminalami płatniczymi, co ułatwia i usprawnia połączenie obu tych urządzeń.

Zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej

Zakup kasy fiskalnej online to kolejny wydatek, który muszą wziąć pod uwagę właściciele firm i osoby planujące założenie takiej działalności. Na szczęście możliwe jest otrzymanie zwrotu części wartości zakupionej kasy. Zwrot taki obejmuje do 90% ceny netto kasy, jednak kwota ta nie może przekroczyć 700 zł. Aby skorzystać z takiej ulgi, pamiętać musisz jednak o kilku zasadach:

• musisz zapłacić całą kwotę wartości kasy – do otrzymania ulgi konieczny jest dowód zakupu;
• z ulgi możesz skorzystać, także wtedy, gdy płatność za urządzenia była ratalna – w takiej sytuacji o ulgę występujesz po zapłacie ostatniej raty;
• ulga nie przysługuje osobom używającym kasy online na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu;
• możesz otrzymać ulgę na wszystkie kasy, które zakupisz w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji na pierwszej kasie;
• jeśli ze względu na zmianę przepisów wymieniłeś posiadane do tej pory urządzenia na kasy fiskalne online, możesz otrzymać ulgę na taką ilość kas, jakiej używałeś dotychczas.

Rodzaje kas fiskalnych

Na rynku dostępne jest wiele rodzajów kas online, które podzielić można ze względu na ich funkcjonalność.

Kasy ERC (Electronic Cash Register) to urządzenia proste, nieposiadające możliwości rozbudowy o dodatkowe oprogramowanie czy podzespoły. Pozwalają na podłączenie wielu urządzeń peryferyjnych, np. komputera, jednak nie umożliwiają sterowania poszczególnymi urządzeniami w zestawie z pozycji komputera.

Kasy mobilne charakteryzują się niewielkim rozmiarem oraz wagą. Wyposażone są w akumulator oraz kilka akcesoriów, np. ładowarkę i pokrowiec ochronny. Są łatwe w transporcie, a niektóre modele pozwalają również na podłączenie do nich wagi, czytnika lub komputera.

Jednostanowiskowe kasy dysonują różnymi portami komunikacyjnymi (RS232, USB, COM, PS2), umożliwiającymi komunikację urządzenia np. z wagą, skanerem kodów, komputerem. Zazwyczaj wykorzystuje się je w niewielkich sklepach.

Kasy systemowe - najbardziej zaawansowany typ kasy ERC, przystosowane są do pracy z programem magazynowym oraz innymi kasami. W zależności od potrzeb użytkownika mogą obsługiwać karty rabatowe, lojalnościowe, mieć funkcję doładowania telefonów. Te kasy fiskalne również pozwalają na  komunikację ze skanerami, komputerem, wagą.

Kasy POS (Electronic Point Of Sale) – kasy sterowane z pozycji komputera. Wyposażone są w monitor, jednostkę sterującą, klawiaturę i drukarkę fiskalną. Współpracują z wieloma urządzeniami peryferyjnymi, np. czytnikiem kodów kreskowych, czytnikiem kart magnetycznych, wagą lub terminalem płatniczym.

Która kasa sprawdzi się najlepiej w Twojej firmie?

Przed zakupem kasy fiskalnej warto rozważyć swoje potrzeby. Ważne jest np. to, czy urządzenie to ma posiadać dodatkowe funkcje oraz możliwość obsługi urządzeń peryferyjnych. W podjęciu tej trudnej decyzji pomóc mogą Ci specjaliści z firmy Merom, zajmujący się sprzedażą kas fiskalnych online oraz oprogramowania do nich. Firma ta oferuje także serwis i programowanie kas, a  szkolenie pracowników i fiskalizację -  w cenie zakupu kasy.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność usługową lub produkcyjną, najlepszym wyborem dla Ciebie będzie prosta kasa fiskalna z niewielką bazą towarową – np. kasa ERC. Sprawdzi się ona również w przypadku gabinetów lekarskich, kancelarii prawnych czy gabinetów stomatologicznych.

Jeśli świadczysz usługi mobilne, najlepszym wyborem będzie kasa przenośna (mobilna) doskonale dostosowana do Twoich potrzeb – przed zakupem zwróć uwagę, by urządzenie to wyposażone było w mocnym i wytrzymałym akumulator, a także posiadało w zestawie ładowarkę samochodową.

Małe sklepy zazwyczaj korzystają z urządzeniami prostymi, jednak posiadającymi możliwość obsługi urządzeń peryferyjnych - czytnika kodów kreskowych, wagi sklepowej. Warto, by kasa wyposażona była również w szufladę kasjerską.

Duże sklepy zazwyczaj korzystają z drukarek fiskalnych, sterowanych za pomocą programów handlowych, pozwalających na sprawną obsługę sprzedaży i stanów magazynowych.