Jak sprawnie zorganizować imprezę masową
Organizacja imprezy masowej to duże przedsięwzięcie, które wymaga od nas zorganizowania i rzetelnego planu działania. Trzeba zadbać o wiele aspektów, od odpowiedniego nagłośnienia po ochronę osób. Jednak jeśli podejdziemy do tego w należyty sposób, okaże się, że nie jest to wcale, aż ciężkie zajęcie, jak mogłoby się na początku wydawać. Na co zatem należy zwrócić uwagę, podczas organizacji imprezy masowej, aby mogła odbyć się w bezpieczny sposób?
Zacznij od szczegółowego planu
Aby sprawnie zorganizować imprezę masową, na samym początku musimy jasno określić, jak dokładnie wyobrażamy sobie nasze wydarzenie i co chcemy nim osiągnąć. W tym celu pomocne mogą okazać się poniższe pytania.
Gdzie i w jakim terminie ma się odbyć nasza impreza?
Ile osób będzie brało udział w tym przedsięwzięciu?
Jaki rodzaj infrastruktury powinniśmy zapewnić?
W jaki sposób zadbamy o ochronę osób biorących udział w tym wydarzeniu?
Jaki jest szacunkowy koszt naszej imprezy?
Bez jasno określonych oczekiwań i celów, będziemy działać chaotycznie i nieefektywnie. Jeśli ustalimy te kwestie, możemy przejść do szczegółowego harmonogramu prac. To czas, aby poszukać sprawdzonych podwykonawców, znaleźć zaufaną agencję ochrony, która zadba o bezpieczeństwo naszego przedsięwzięcia, a także opracować plan działania wraz z terminami jego realizacji.
Zadbaj o pozwolenia i zgody
Aby impreza masowa odbyła się zgodnie z prawem, należy najpóźniej 30 dni przed jej planowanym terminem, złożyć wnioski do stosownych, opiniotwórczych podmiotów. Zgodę muszą wydać wszystkie cztery organy, czyli policja, straż pożarna, sanepid oraz pogotowie ratunkowe. Jeśli wyrażą się oni pozytywnie o naszym przedsięwzięciu, możemy śmiało realizować kolejne kroki.
Przygotuj stosowną dokumentację
Podczas organizacji imprezy masowej, niezmiernie istotne jest przygotowanie stosownej dokumentacji. Zazwyczaj jest ona bardzo wnikliwa i pochłania mnóstwo czasu. Musimy bowiem obok szczegółowych informacji odnośnie do samego wydarzenia, przedstawić wszystkie najbardziej drobne zgody czy pozwolenia, m.in. atesty materiałów, z których wykonywane będą namioty rozłożone na naszym terenie, jak również umowy podpisane z innymi podmiotami, na przykład z firmą ochroniarską. Warto przyłożyć się do tego zajęcia, ponieważ w razie kontroli, zostaniemy rozliczeni z każdego elementu.
Zapewnij ochronę osobom biorącym udział w imprezie
Bardzo ważnym aspektem, podczas organizacji imprezy masowej jest zapewnienie stosownej ochrony osobom, które będą brały udział w tym wydarzeniu. Warto wybrać firmę ochroniarską z doświadczeniem w obszarze ochrony imprez masowych, bo to da nam pewność, że konsekwentnie wywiążą się ze swoich obowiązków.
“Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych mówi jasno, że ochronę osób podczas takiego przedsięwzięcia może podejmować się wyłącznie doświadczony i wyszkolony personel, a my z naszej strony gwarantujemy im dodatkowo solidne zaplecze techniczne.” - mówi kierownik ds. bezpieczeństwa w P-W JAGUAR, jednej z największych agencji ochrony w Małopolsce.
Reasumując, organizacja imprezy masowej wymaga od nas dobrego i rzetelnego planu działania. Na początek warto opracować jasny harmonogram, którego będziemy się konsekwentnie trzymać. Pamiętajmy o zachowaniu terminu składanych wniosków oraz o uzupełnianiu na bieżąco skomplikowanej dokumentacji, którą w razie kontroli, będziemy musieli przedłożyć. Zadbajmy również o bezpieczeństwo osób na naszym wydarzeniu. Ochrona imprez masowych to złożony proces, zatem wybierzmy firmę, która ma doświadczenie w tym obszarze i cieszy się dobrymi opiniami klientów.
