Etapy postępowania przy przeprowadzce biura

Przeprowadzka biura może być trudniejsza niż w przypadku zmiany mieszkania lub domu. W zależności od wielkości firmy może okazać się, że do przeniesienia w nowe miejsce są nie tylko liczne poufne dokumenty, ale również mnóstwo sprzętu elektronicznego. Etapy postępowania powinny być więc dobrze zaplanowane – aby przeprowadzka przebiegła szybko i w miarę możliwości bez przestojów w funkcjonowaniu biura.

Zmiana siedziby firmy wymaga dokładnego zaplanowania. O ile zużyte meble można poddać utylizacji i nie trzeba ich przenosić, o tyle w każdym biurze znajduje się mnóstwo rzeczy, o których nie można zapomnieć. Są to przede wszystkim dokumenty oraz sprzęt komputerowy. A także mniejsze, choć nie mniej istotne przedmioty: drukarki, przybory papiernicze, czy osobiste przedmioty pracowników. Jak się do tego zabrać, by przeprowadzka była szybka i bezproblemowa?

Planowanie przeprowadzki

Grunt to dobry plan – ustalenie terminu, poinformowanie pracowników i kontrahentów, a także odpowiednich instytucji. Najlepiej zaplanować termin przeprowadzki na czas, kiedy biuro nie funkcjonuje, na przykład na weekend. Należy jednak wziąć pod uwagę nieprzewidziane okoliczności – lepiej dać sobie zapas czasu, na wypadek, gdyby coś miało pójść nie tak. Warto poinformować pracowników o planowanej przeprowadzce mniej więcej dwa-trzy miesiące wcześniej, aby mieli wystarczająco dużo czasu na oswojenie się z tą informacją oraz podjęcie decyzji, czy zmiana jest dla nich korzystna. O ile nie jest to przeprowadzka ulicę obok, może okazać się, że zmiana siedziby wpłynie znacząco na czas dojazdów do pracy, które mogą stać się nieopłacalne.

Porządki

Dobrym pomysłem jest poproszenie pracowników, aby nie tylko spakowali swoje rzeczy do odpowiednich pudeł i je podpisali, ale również aby przejrzeli wszystko i wyrzucili to, co jest już niepotrzebne. Spakowane i podpisane pudła pozwolą uniknąć późniejszego chaosu – w nowej siedzibie każdy bez problemu znajdzie swoje rzeczy i będzie mógł sprawnie i szybko rozpocząć pracę. Dodatkowo przeprowadzka to doskonały czas na porządki. Niepiszące długopisy, stare dokumenty, niedziałające sprzęty? Nie ma sensu przenosić tego do nowego biura, dlatego lepiej pozbyć się niepotrzebnych rzeczy zanim zacznie się pakowanie.

Zabezpieczenie najważniejszych dokumentów

Podczas przeprowadzki ważnym etapem prac jest zabezpieczenie wszystkich dokumentów i sprzętów, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce. Mogą znajdować się tam dane osobowe, a także informacje poufne. Odpowiednio zabezpieczone muszą być również komputery oraz inny sprzęt elektroniczny, na którym mogą znajdować się informacje na temat firmy lub jej klientów.

Zlecenie zadania firmie przeprowadzkowej

Na szczęście ostateczne pakowanie, przenoszenie oraz układanie można zlecić odpowiedniej firmie przeprowadzkowej. Kompleksową przeprowadzką biur na terenie województwa łódzkiego zajmuje się firma SPEC Przeprowadzki. Dzięki zleceniu relokacji profesjonalnej firmie będziemy mieć pewność, że wszystkie niezbędne sprzęty i dokumenty dotrą w całości do nowej siedziby.