Cechy dobrej sali konferencyjnej
Powodzenie szkolenia czy konferencji zależne jest od wielu różnych czynników. Jednym z nich jest bez wątpienia wybór odpowiedniej sali konferencyjnej dysponującej wystarczającym miejscem dla uczestników oraz udogodnieniami, które wpływają na jakość przekazu audiowizualnego. Jakie cechy powinna mieć dobra sala konferencyjna i na co warto zwrócić uwagę przy jej wyborze?
Najważniejsza jest lokalizacja
Jedną z najważniejszych kwestii, jakie należy uwzględnić podczas wyboru odpowiedniej sali na konferencję, jest jej lokalizacja. Najlepsze będzie niemal w każdym przypadku centrum miasta, jednak jak można się domyślić, ceny w tych okolicach nie będą należały do najniższych. Okazuje się jednak, że osoby z doświadczeniem w organizacji konferencji twierdzą, iż równie dobrymi miejscami mogą być obrzeża miast, ale pod kilkoma warunkami. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na:
- dobry dojazd nie tylko samochodem, ale także komunikacja miejską,
- dostępność parkingu dla prelegentów i uczestników konferencji,
- dobrą bazę restauracyjną w okolicy, gdzie uczestnicy będą mogli się udać w trakcie przerwy obiadowej (chyba że posiłek jest zapewniony w ramach konferencji),
- odpowiednią bazę noclegową w okolicy, jeżeli uczestnikami są osoby przyjeżdżające z daleka, a konferencja trwa kilka dni.
Warunki techniczne sali konferencyjnej
Drugim istotnym aspektem jest zapewnienie w sali konferencyjnej dostępu do technologii, które wpłyną na odbiór audiowizualny przygotowanych prezentacji. Zdarza się, że prelegenci prowadzą wyłącznie wykłady – jednak coraz częściej odchodzi się od tego modelu. Obecnie niemal każda z osób występujących na konferencji czy prowadząca panel dyskusyjny ma przygotowaną prezentację multimedialną. Dlatego właśnie każda sala konferencyjna powinna być wyposażona w takie elementy jak rzutnik, projektor oraz nagłośnienie. Ponadto ciężko wyobrazić sobie konferencję bez możliwości dostępu do internetu – więc jest to równie ważne kwestia. Jak podkreśla specjalista z firmy AS-BUD: Dodatkowym ułatwieniem dla uczestników konferencji są często telewizory, laptopy czy tablice, na których mogą rysować pewne schematy, przedstawiając je publiczności.
Wielkość sali – dopasowana do potrzeb uczestników
Zazwyczaj ilość uczestników konferencji znana jest zdecydowanie wcześniej, dlatego nie ma problemu z wyborem rozmiaru sali. Często prowadzone są panele dyskusyjne, na które należy się wcześniej zapisywać, a liczba ich uczestników ograniczona jest do 10-30. Wiele jednak zależy od samego charakteru spotkania biznesowego. Jeżeli planowane są wykłady otwarte, na które będzie mógł przyjść każdy uczestnik konferencji, to należy zadbać, aby główna sala była odpowiednio duża i mogła pomieścić większą liczbę osób.
Obecnie organizacja konferencji nie jest już tak dużym wyzwaniem, jak jeszcze kilka lat temu. Duży wybór placówek, które dysponują dobrze przygotowanymi przestrzeniami, sprawia, że sama popularność konferencji, czy spotkań biznesowych w większym gronie wzrasta z roku na rok.
