O czym pamiętać, tworząc archiwum firmowe?
Wedle polskiego prawa, na każdym przedsiębiorcy spoczywa obowiązek prowadzenia archiwum firmowego i przechowywania dokumentów. Wśród nich są głównie akta pracownicze, dokumenty z księgowości i kadr. Część akt powinna być przechowywana w firmie co najmniej kilka lat. Wymaga to przygotowania odpowiedniego miejsca, w którym akta będą bezpieczne, aby w razie kontroli nie narazić się na nieprzyjemne konsekwencje.
Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych
Polskie prawo nakłada na przedsiębiorcę obowiązek archiwizacji dokumentów związanych z prowadzeniem firmy. Przepisy określają czas, przez który poszczególne akta powinny być przechowywane. W przypadku dokumentów księgowych czas przechowywania to 5 lat. Wśród akt tej kategorii znajdują się: kopie i oryginały faktur VAT, duplikaty, faktury korygujące, kopie rachunków, księgi podatkowe i dokumenty związane z inkasem i poborem podatkowym.
Jak wygląda kwestia akt pracowniczych, dokumentów korygujących oraz imiennych raportów miesięcznych? Okres obowiązkowego przechowywania danych wynosi tu 10 lat – ale tylko dla osób zatrudnionych po 1.01.2019. W przypadku pracowników, którzy podpisali umowę między 01.01.1999-31.12.2018, okres przechowywania akt to 50 lat. Należy przestrzegać tego obowiązku, ponieważ podczas kontroli ZUS może zażądać okazania wymienionych akt.
Do wyżej wspomnianych dokumentów, które należy przechowywać obowiązkowo, dochodzą te, które przedsiębiorca chce zachować dla siebie. Mogą być to umowy z klientami, notatki służbowe, foldery czy projekty.
Jak poprawnie przeprowadzić archiwizację akt firmowych?
Archiwizacja dokumentów wymaga stworzenia przejrzystego systemu, który pozwoli łatwo odnaleźć dokumenty, gdy będą potrzebne. System to jednak nie wszystko. Najbardziej istotne jest odpowiednie pomieszczenie, w którym przechowywane akta będą bezpieczne. Aranżując archiwum w firmie, najlepiej przeznaczyć na nie oddzielny pokój, do którego dostęp będą mieć jedynie upoważnione osoby. Należy także pamiętać, że w tym miejscu powinna pojawić się również ochrona przeciwpożarowa oraz odpowiednia wentylacja. Znacznie bardziej wygodnym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z usług firmy świadczącej usługi archiwizacyjne, takiej jak Archiwum Depozytowe.
Podstawowym wyposażeniem archiwum firmowego są regały, które pomieszczą akta, segregatory i pudełka pełne dokumentów. Wszystkie powinny być opisane zgodnie z systemem przyjętym w firmie, tak, by łatwo było znaleźć potrzebne informacje.
