Archiwizacja w rękach profesjonalistów: Archiwum Depozytowe sp. z o.o.
Każda organizacja, czy to państwowa, prywatna, mała i duża firma zobligowana jest na mocy różnych przepisów i zobowiązań do prowadzenia różnorodnej dokumentacji. Sam fakt istnienia takowej powoduje generację sporej ilości dokumentów. Biorąc pod uwagę fakt, że wszelkie dokumenty muszą być obligatoryjnie przechowywane przez okres kolejnych lat, musi być to robione z głową, według klucza, pozwalającego w każdej chwili sięgnąć do właściwego dokumentu bez względu na datę jego utworzenia. Dlatego usługi archiwizacyjne warto powierzyć firmie Archiwum Depozytowe sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie.
Skuteczne zarządzanie dokumentacją firmową
Biorąc pod uwagę, że ten okres przechowywania średnio wynosi 5 lat, okazuje się, że mamy bardzo pokaźny zbiór papierów i różnych nośników elektronicznych zawierających kluczowe informacje na temat życia naszej firmy.
Zadanie okresowego zarchiwizowania dokumentów jest zajęciem żmudnym i czasochłonnym. Z jednej strony wymaga pełnego zaangażowania osób do tego przeznaczonych, z drugiej jednak jest okresowe i ograniczone w czasie, a złe, po macoszemu potraktowanie tematu, wiąże się z problemami dodarcia do właściwych dokumentów nie tylko w trakcie kontroli zewnętrznych, ale również na użytek własny działów księgowych, właścicieli czy magazynów.
Prace porządkowania akt – usługi archiwizacyjne, aby spełniały swą podstawową funkcję porządkową, wymagają odpowiedniego przygotowania, doświadczenia i wiedzy prawnej. Dlatego też, zdecydowanie warto powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie.
Kluczowa rola katalogowania i selekcji dokumentów
Aby panować nad tematem, jak podkreślają specjaliści z firmy Archiwum Depozytowe sp. z o.o., poza samym porządkiem w dokumentach niezbędne jest ich odpowiednie skatalogowanie i zbudowanie odpowiedniej bazy danych. Same dokumenty winny też być umieszczone w z góry zaplanowanych folderach i miejscach. Należy ustalić wytyczne, wg których dokumenty zostaną pozostawione lub odrzucone.
Zadanie to, wykonywane głównie po okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji, ma charakter odchudzenia archiwum, powoduje ostateczne pozbycie się wyselekcjonowanych informacji, które po okresie minimalnego okresu przechowywania, nie wnoszą żadnych istotnych informacji i mogą być zniszczone, tylko przy użyciu profesjonalnych niszczarek do dokumentów. Z jednej strony dana organizacja może sięgnąć dla swoich akt daleko wstecz w historii, z drugiej strony, nieumiejętne prowadzenie archiwizacji dokumentów wprowadzają chaos, są informacją stratną.
Do zadań archiwizatora należy identyfikacja, które z dokumentów mają jeszcze znaczenie, a których historia prawna zakończyła się, muszą być one odpowiednio oznakowane, by nie tylko umożliwić ich odnalezienie, ale także zagwarantować, że nie zostaną w przyszłości zniszczone aż do wygaśnięcia sprawy, okresu ich ważności. Sama objętość archiwum wpływa też na koszty przechowywania.
Wybierając usługodawcę, należy zwrócić uwagę na jego kompetencje z zakresu prawa oraz kierować się kryterium zaufania, co do tajemnicy na temat obsługiwanych podmiotów gospodarczych.
Dlaczego to właśnie firmie Archiwum Depozytowe sp. z o.o. warto oddać do przechowywania wszelkie dokumenty oraz akta?
Archiwum Depozytowe sp. z o.o. oferuje swoim klientom elastyczność w zakresie usług, dopasowując się do indywidualnych potrzeb każdego z nich. Firma przechowuje zarówno dokumenty dla osób prywatnych, jak i przedsiębiorstw, które z różnych przyczyn nie dysponują wystarczającą ilością wolnej powierzchni na magazynowanie swoich archiwów. Ponadto w przypadku nagłych sytuacji Archiwum Depozytowe jest w stanie dostarczyć klientowi skany przechowywanych dokumentów. Współpracując z firmą Archiwum Depozytowe sp. z o.o., korzystamy z nowoczesnych metod zarządzania dokumentami. Firma stosuje zaawansowane technologie, takie jak kodowanie kreskowe pudełek czy system informatyczny do zarządzania archiwami, co umożliwia szybkie i precyzyjne odnalezienie poszukiwanych dokumentów oraz ich efektywniejsze przechowywanie.
