Archiwum Depozytowe Sp. z o.o. | Dlaczego warto przechowywać dane w archiwum zewnętrznym?

Zarządzanie dokumentacją archiwalną w firmie wydaje się być stratą czasu. Tymczasem bardzo często zdarza się, że w trakcie prowadzenia aktualnych spraw, rozliczeń, czy też kosztorysów potrzeba sięgnąć do danych z kilku mat wstecz. Kiedy zasoby firmy są duże, Archiwum Depozytowe Sp. z.o.o. sprawi, że odnalezienie potrzebnych danych będzie bardzo łatwe. Gdzie można przechowywać dokumenty?

Czy archiwizacja dokumentów jest konieczna?

Archiwizacja np. ksiąg podatkowych jest obowiązkowa, bez względu na to, czy mamy do czynienia z przedsiębiorstwem prywatnym, czy państwowym. Jak tłumaczy ekspert z firmy Archiwum Depozytowe Sp. z o.o.:

Stan ten wynika bezpośrednio z przepisów ordynacji podatkowej, a dokładniej art. 86 § 1, który wyraźnie mówi, że dopóki nie minie okres przedawnienia zobowiązań, dokumenty muszą być przechowywane, chyba że ustawa stanowi inaczej. Jeśli chodzi o dokumenty firmowe, dotyczące księgowości to archiwizacji podlegają rejestry VAT, dowody księgowe (np. faktury, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty), ewidencje przebiegu pojazdu, dokumenty inwentaryzacyjne itp.

Jak przechowywać dokumenty?

Z informacji od naszego rozmówcy wynika, że w celu ułatwienia identyfikacji danych przechowywanych w archiwach zewnętrznych, stosowane są specjalne oznaczenia literowe papierowych informacji. Litera A to dane o wartości historycznej, muszą być przechowywane wieczyście. Symbol B to dokumenty niearchiwalne, przy czym Bc – to te, które można zniszczyć po wykorzystaniu, B+cyfra – utylizuje się po upływie lat, które wskazuje cyfra, a symbol BE+cyfra to dokumenty, które po ilości lat oznaczonych cyfrą, wymagają ponownego przejrzenia i podjęcia decyzji o ich zniszczeniu lub zmianie symbolu klasyfikacji. W Archiwum Depozytowe Sp. z o.o. nie ma ryzyka, że dostaną się one w niepowołane ręce, zwłaszcza np. po zamknięciu działalności firmy, kiedy to pracodawca, który zatrudniał pracowników, musi przechowywać dane przez okres 50-ciu lat od dnia zakończenia pracy poszczególnych osób.