Korzyści z przeniesienia dokumentów do archiwum depozytowego

Każda firma w Polsce ma obowiązek przechowywania pewnych dokumentów na wypadek kontroli. Ich brak może być w takiej sytuacji bardzo odczuwalny. Jeśli w biurze nie ma miejsca na kolejne segregatory z dokumentami, warto pomyśleć o archiwum depozytowym. Jakie korzyści płyną z korzystania z takich usług?

Dokumenty, które trzeba zachować

Dokumenty, które trzeba archiwizować na wypadek kontroli ZUS lub Urzędu Skarbowego trzeba archiwizować od 5 lat do końca istnienia firmy. Znajdują się wśród nich dokumenty podatkowe. Jest to szczególnie uciążliwe w biurach rachunkowych, a także firmach z dużą liczbą transakcji. Ważne jest też archiwizowanie akt osobowych pracowników czy rejestracji w ZUS przedsiębiorstwa.

Firma może też chcieć dla siebie archiwizować minione umowy z innymi podmiotami, projekty produktów i reklam, nagrody, notatki służbowe, korespondencję - im większe przedsiębiorstwo i ilość działów w nim, tym liczba segregatorów rośnie w zastraszającym tempie.

Archiwizacją takich i innych dokumentów zajmuje się Archiwum Depozytowe Sp. z o.o.. Warto przemyśleć skorzystanie z jego usług. Długofalowo będzie to prawdopodobnie rozwiązanie dużo korzystniejsze finansowo i przestrzennie.

Specjalna przestrzeń

Archiwum depozytowe uwalnia przestrzeń biurową. Dokumenty często archiwizowane są na wysokich regałach w działach lub w specjalnie wydzielonych pomieszczeniach. Tę przestrzeń można by wykorzystać zupełnie inaczej, choćby do polepszenia komfortu pracowników lub zrobienia miejsca dla kolejnych.

Wirtualne zabezpieczenia

Jeśli zdecydujemy się archiwizować dokumenty w formie elektronicznej (co nie jest i tak możliwe we wszystkich przypadkach), musimy zainwestować w dobry sprzęt. Potrzebny będzie wysokowydajny komputer, być może także własny serwer. Dodatkowo trzeba zakupić dyski przeznaczone konkretnie do archiwizacji, które mają dużą pojemność i można je podpiąć bezpośrednio do sieci. Ważne jest okresowe i regularne robienie kopii zapasowych danych. Takie urządzenia trzeba bardzo dobrze zabezpieczyć przed wirusami i atakami hackerskimi. Oddając dokumenty do archiwum depozytowego nie musimy ponosić tych inwestycji.

Inwestycja w instalacje

Niezależnie, czy decydujemy się na archiwum papierowe, czy elektroniczne, pomieszczenia muszą spełniać pewne normy. Niezbędna będzie inwestycja w dobrą wentylację, dzięki której ani sprzęt elektroniczny, ani kartki nie będą niszczeć z czasem. Dodatkowo bardzo istotna jest instalacja przeciwpożarowa dedykowana takiemu pomieszczeniu, dzięki której archiwa będą bezpieczne. Oddając je do archiwum depozytowego eliminujemy te wydatki.

Specjaliści i szkolenia

Do prowadzenia archiwum firmy w formie elektronicznej i papierowej trzeba zatrudnić archiwistę. Bardzo trudno znaleźć na rynku kompetentną osobę. Musimy także poświęcić czas i pieniądze, aby przeszkolić własnych pracowników i wdrożyć w system archiwizacji. Archiwum depozytowe to oszczędność czasu i pieniędzy w tym zakresie