Zewnętrzny dział kadr i płac – na czym to polega?
Outsourcing księgowy to nie tylko ewidencjonowanie podatków w ramach prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych, kart podatkowych czy ryczałtu ewidencjonowanego. Usługi zewnętrznych podmiotów – biur księgowych – dotyczą także kadr i płac. Rozwiązanie to okazuje się idealne zarówno dla małych, jak i dużych firm. Na czym zaś ono polega?
Pełna administracja kadrowa
Outsourcing kadrowo-płacowy polega na zleceniu biurowi księgowemu pełnej odpowiedzialności za sprawy administracyjno-prawne dotyczące kadr oraz płac. Zakres usługi dotyczy zatem prowadzenia akt osobowych pracownika, sporządzania pełnej dokumentacji pracowniczej, monitorowania uprawnień pracowniczych oraz terminów związanych z zatrudnieniem. To biuro księgowa zobowiązuje się zatem do przygotowywania umów o pracę, skierowań na badania wstępne czy zgłoszeń do ZUS.
Administracja kadrowa zakłada także rozliczanie czasu pracy pracowników, przygotowywanie listy płac, a nawet zarządzanie kontem bankowym, z którego wypłacane są miesięczne wynagrodzenia. W ramach kompleksowej usługi biuro rachunkowe może również naliczać premie dla pracowników klienta czy też może zagwarantować audyt kadrowy i tworzenie raportów według potrzeb przedsiębiorstwa. Dzisiaj nie ma zatem zagadnienia kadrowo-płacowego, które nie mogłoby być wykonywane przez zewnętrzny podmiot.
„Wirtualny” dział kadr i płac to zaś inwestowanie w redukcję kosztów, szybkie bieżące wsparcie, poufność danych oraz w przenoszenie odpowiedzialności. Biura rachunkowe monitorują również na bieżąco zmiany w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego – o błędach w rozliczeniach nie ma zatem mowy.
Formy współpracy z biurem rachunkowym
Administracja kadrowa w ramach outsourcingu może mieć różne formy. Dobór odpowiedniego modelu współpracy na linii biuro rachunkowe a firma zależy od wielu czynników. Przede wszystkim dobiera się go zatem do liczby pracowników obsługiwanego przedsiębiorstwa. Ważny jest również jego ustrój rachunkowy, zakres działalności, budżet czy też poziom zinformatyzowania. Większe korporacje, które stawiają na kooperacje z biurem rachunkowym, gwarantują swoim partnerom dostęp do własnych systemów ERP (outsourcing kooperacyjny). W ten sposób zewnętrzni księgowi działają na odległość w programach klienta, który ma nad każdym procesem pełną kontrolę.
Mniejsze firmy obsługiwane są zaś w ramach tzw. księgowości elektronicznej. Dokumentacja do rozliczeń i obsługi kadr przekazywana jest drogą mailową, a współpraca nie wymaga kontaktu bezpośredniego, odbywa się zdalnie. Nie oznacza to jednak tego, że zniknęli ci przedsiębiorcy, którzy wolą regularnie odwiedzać siedziby biur księgowych, przekazując im wtedy dokumentację.
Model współpracy hybrydowej szczególnie silnie zakorzenił się wśród lokalnych przedsiębiorstw. Liczyć mogą one również na dojazd księgowych do ich zakładów. Różne formy administracji kadrowej gwarantuje biuro rachunkowe MILCZAREK z miejscowości Gzin (gmina Dąbrowa Chełmińska). To jaka opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy warto określić podczas bezpłatnej konsultacji i wyceny. Każde dobre biuro zapewnia je swoim potencjalnym klientom.
