Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że jego obowiązkiem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ich otwarcie musi nastąpić w dniu, w którym rozpoczyna się dana działalność oraz na początku każdego następnego roku rozliczeniowego. Niezwykle istotne jest, aby wiedzieć, w jaki sposób prowadzić księgi rachunkowe, aby uniknąć wszelkich błędów, mogących nieść za sobą poważne konsekwencje finansowe.
Co mówią przepisy?
Najważniejsze w prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest to, aby było to robione rzetelnie, bezbłędnie i w sposób bieżący. Warto zaznaczyć, że według przepisów prawnych, nierzetelność oznacza prowadzenie ksiąg w sposób niezgodny z rzeczywistością. Specjaliści z zakresu księgowości z firmy Ed– pro przypominają, że zapisy w księgach muszą być sprawdzalne. Oznacza to, że da się zweryfikować, czy wszelkie informacje w nich zawarte są uporządkowane chronologicznie, czy zbiory danych są kompletne, a także, jakie były sposoby zapisywania wiadomości w księgach. Księgi rachunkowe są zbiorem informacji, które tworzą:
- dziennik, zawierający chronologiczne dane o zdarzeniach, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym,
- księgę główną, zawierającą zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym,
- księgi pomocnicze, czyli dopełnienie księgi głównej,
- zestawienia obrotów i sald, zarówno księgi głównej, jak i ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów, potwierdzony inwentaryzacją.
Jakie są inne zasady dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Podstawowym aspektem, który zawarty jest w księdze, jest dokonanie pewnej operacji gospodarczej. W prowadzeniu ksiąg rachunkowych można wyróżnić 3 typy takich operacji:
- obce zewnętrzne, czyli otrzymane od kontrahentów firmy,
- zewnętrzne własne– przekazywane kontrahentom w oryginale,
- wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz danej jednostki rozliczeniowej.
Aby zapis w księdze rachunkowej był wiarygodny i rzetelny, powinien zawierać:
- datę dokonania określonej operacji gospodarczej,
- rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, który stanowi podstawę zapisu,
- tekst i opis, który jest w pełni zrozumiały i czytelny dla osoby sprawdzającej,
- kwotę operacji i datę zapisu,
- oznaczenie kont bankowych, których dotyczy opisywana operacja.
Jakie są konsekwencje błędów w księgach rachunkowych?
Jednostce, na której ciąży obowiązek prowadzenia ksiąg, a która nie zastosowała się do wytycznych, grożą dotkliwe sankcje finansowe. Może to być równowartość nawet 720 stawek dziennych. Rozmiar kary zależy od dochodów sprawcy, warunków osobistych, czy stosunków majątkowych.
