Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych. Może się ona odbywać na zasadach uproszczonych, za pomocą księgi przychodów i rozchodów lub w formie pełnej księgowości. W drugim przypadku konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Niektóre podmioty są zobowiązane prawem do prowadzenia takiej formy księgowości, inne mogą z niej skorzystać dobrowolnie.
Ustawa o rachunkowości warunkuje, które podmioty są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Są to między innymi osoby fizyczne oraz spółki, których przychody za rok ubiegły wynoszą co najmniej równowartość dwóch milionów euro. Innymi podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych są na przykład spółki handlowe, oddziały firm zagranicznych, a także gminy, powiaty czy województwa. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przedstawi specjalista z firmy Ratium, zajmującej się prowadzeniem księgowości.
Kiedy rozpocząć ewidencjonowanie w księdze rachunkowej?
Księgę rachunkową otwiera się po rozpoczęciu prowadzenia działalności, a także po zmianie jej formy prawnej. Otwarcie księgi niezbędne jest także w sytuacji, kiedy rok ubiegły zakończył się przychodami w wysokości dwóch milionów euro lub większymi. Otwiera się ją również na początku każdego roku obrotowego, a nawet w przypadku ogłoszenia upadłości i likwidacji firmy.
Zamknięcie księgi rachunkowej następuje na zakończenie roku obrotowego, przed zmianą formy prawnej, a także po zakończeniu postępowania upadłościowego.
Jakie dane wchodzą w skład księgi rachunkowej?
Księga rachunkowa zawiera spis wszystkich operacji gospodarczych w kolejności chronologicznej. Składa się z dziennika, kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów oraz sald, a także wykazu aktywów i pasywów.
W dzienniku znajdują się informacje dotyczące wszelkich działań gospodarczych. Muszą być one uporządkowane chronologicznie oraz ponumerowane, by w łatwy sposób znaleźć odpowiadające im dowody księgowe. Konta księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych działają na zasadzie podwójnego zapisu. Dzięki temu możliwe jest porównanie sald obydwu ksiąg i ewentualne wykrycie błędów. Wykaz aktywów i pasywów zawiera informacje dotyczące stanu finansów firmy na dany dzień.
W jaki sposób powinna być prowadzona księga rachunkowa?
Przede wszystkim rzetelny i odpowiadający stanowi faktycznemu. Musi być także prowadzona na bieżąco oraz w sposób umożliwiający sprawdzenie poprawności wpisów. Dane wprowadzane do księgi muszą być również poprawne i kompletne. Tylko wtedy będziemy mieli pewność, że księgowość firmy prowadzona jest w sposób rzetelny i zgodny z prawem.
