Zasady korzystania z kas fiskalnych

Kasy fiskalne niesłusznie przerażają swoich przyszłych użytkowników. Obawiają się oni ich obsługi, korzystania z nich, a także tego, czy poradzą sobie z kwestiami formalnymi. Mimo że tych wszystkich umiejętności trzeba się nauczyć, nie jest to trudne. Zdobycie odpowiedniej wiedzy jest gwarancją tego, że pracownik sklepu czy punktu usługowego będzie płynnie obsługiwał kasę fiskalną. Poniżej podpowiadamy, w jaki sposób należy z niej korzystać.

Kasy fiskalne a przepisy prawa

Kasa fiskalna musi się znaleźć w większości firm zajmujących się sprzedażą towarów lub usług. Dotyczy to podatników, którzy zawierają takie transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 mówi jednak o wyjątkach, które zwalniają z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej. Do grona podmiotów, które nie muszą jej wykorzystywać, należą:

• podatnicy, których przychód pochodzi ze sprzedaży czynności zwolnionych z ewidencjonowania osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej
• właściciele sklepów zajmujący się sprzedażą wysyłkową. Jednak warunkiem zwolnienia z tego obowiązku jest, aby zapłata była wykonana przelewem bankowym, przekazem pocztowym lub za pośrednictwem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej
• podatnicy, których dochód ze sprzedaży nie przekroczył 20 tys. złotych w roku obrotowym.

Nie można zapomnieć o tym, że kasa fiskalna powinna zostać zainstalowana w firmie przed wykonaniem pierwszej transakcji. Przepisy przewidują też ulgi finansowe związane z koniecznością zakupu tego sprzętu.

„Pod żadnym pozorem nie można lekceważyć obowiązku zainstalowania kasy fiskalnej. Grożą za to wysokie kary. Trzeba także trzymać rękę na pulsie w kwestii do zmieniających się przepisów. Dają one coraz więcej możliwości firmom, w których korzysta się z kas fiskalnych” – mówi ekspert z firmy Contact Service Zakład Elektroniczny.

Nowe przepisy, które zaczęły funkcjonować od 1 maja 2019 roku, dotyczą fiskalizacji kas on-line. Zgodnie z nimi do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem Internetu będą wysyłane wszystkie dokumenty fiskalne, czyli między innymi paragony, faktury, raporty dobowe.

Na czym polega obsługa kas fiskalnych?

Przed rozpoczęciem korzystania z kasy fiskalnej należy ją zaprogramować. W tym celu zostają wprowadzone do jej pamięci dane dotyczące towarów i usług, ich ceny oraz stawki podatku VAT. Można także zaprogramować ją tak, aby naciśnięcie jednego przycisku spowodowało pojawienie się towaru na paragonie. Istnieje możliwość wprowadzania kodów kreskowych.

Podczas przeprowadzania transakcji wybiera się kombinację klawiszy, z których jeden jest przypisany do danego towaru. Jednak jeżeli klient kupuje większą ilość towaru lub jego cena jest zmienna, trzeba każdorazowo wprowadzać te dane. W przypadku większego asortymentu rozsądnie jest zdecydować się na czytnik kodów kreskowych. Trzeba także pamiętać, że do kas używa się jedynie rolek papieru termicznego.