Zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie
W każdym przedsiębiorstwie zachodzi wiele procesów biznesowych, których efektywne zarządzanie daje możliwość rozwoju i ekspansji marki. Warto w tym zakresie zaufać specjalistom, którzy w ramach świadczonych usług zajmą się m.in. analizą i optymalizacją procesów biznesowych, a także badaniem ich efektywności czy mapowaniem. Co dokładnie są w stanie zaproponować firmom profesjonaliści?
Specjalistyczne pomiary
Profesjonalne zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie to przede wszystkim konieczność ich ciągłego monitorowania i analizy wskaźników KPI. Wskaźniki KPI procesów powinny być tak zdefiniowane aby ich zmiana wiązała się z realnym wzrostem efektywności. Zatem kluczowe jest pozyskanie realnych bazowych wartości naszych wskaźników, tak aby poczynione działania optymalizacyjne i czy mikro-usprawnienia miały odzwierciedlenie we wskaźnikach a nie były tylko subiektywnym odczuciem.
Specjaliści biorą pod uwagę strukturę wskaźników i oceniają jakie zadania realizowane każdego dnia przez pracowników firmy mają wpływ na osiągane wskaźniki KPI. Sporządzany jest specjalny rejestr czynności zachodzących w ramach kluczowych procesów, dzięki czemu możliwe jest łatwiejsze wyeliminowanie niepotrzebnych czynności wpływających negatywnie na efektywność firmy. Ale sama analiza czasu pracownika to za mało, konieczne jest przeanalizowania wszelkich powiązań między działami, które mają wpływ na wskaźniki KPI np.: nie możemy mierzyć czasu księgowania faktur jeżeli co druga faktura nie zawiera wymaganych załączników czy akceptacji przełożonych, nie możemy analizować wskaźnika skuteczności ofert, jeżeli do oferty wymagana jest wiedza specjalistów, których jest za mało, jeżeli organizacja posiada dużą liczbę wyjątków to trudno też oczekiwać błędów procesach obiegu dokumentów, etc.
Nova Praxis to zespół specjalistów, którzy w ramach zarządzania procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie skupiają się na zbudowaniu struktury wskaźników KPI w oparciu o realne dane. Przede wszystkim w oparciu o autorską metodykę analizowany jest czas pracowników, jaki został przez nich poświęcony na poszczególne, zrealizowane czynności, zadania, projekty. Dotyczyć to może również pracowników fizycznych zatrudnianych m.in. w branży produkcyjnej czy logistycznej. W tym wypadku nierzadko stosowany jest tzw. pomiar ciągły. W specjalnie przygotowanej aplikacji pracownik informuje, że zakończył wykonywanie konkretnego zadania i przystępuje do realizacji kolejnego. Pozwala to na zapisanie danych o czasie, jaki został przez niego wykorzystany w tym celu.
Po przeprowadzeniu niezbędnych pomiarów profesjonaliści przystępują do analizowania wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.
Dogłębna analiza
Dzięki przeprowadzonym pomiarom czasu potrzebnego pracownikom na realizację konkretnych zadań w prosty można zidentyfikować problemy występujące w organizacji i zdefiniować określone wskaźniki KPI oraz określić koszt wewnętrznych produktów jakie powstają w ramach procesów biznesowych. Szczególnie widoczne jest to m.in. w procesach biurowych, gdzie dochodzi np. do zbytniego rozczłonkowania procesu, braku spisanych wytycznych oraz niewystarczających kompetencji pracowników, a także nieodpowiedniego poziomu informacyjnego i komunikacyjnego. Wszystkie te problemy wynikają ze złego zarządzania procesami biznesowymi w firmie, jednak możliwe jest ich wyeliminowanie.
Skutecznym ograniczeniem nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa jest zlecenie specjalistycznej firmie przeprowadzenia dogłębnej analizy poszczególnych procesów zachodzących na konkretnych stanowiskach. Kompleksowe działania w tym zakresie obejmują m.in. spotkania z pracownikami, kierownictwem oraz zarządem firmy. Przeprowadzony w sposób profesjonalny wywiad daje możliwość uzyskania wielu kluczowych informacji na temat zidentyfikowanych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, zidentyfikowanych produktów wewnętrznych i poprzez lepsze zarządzanie nimi zwiększenie efektywności całej organizacji.
Warto postawić w tym zakresie na specjalistów, którzy wykazują się rzetelnością w przeprowadzanych działaniach. To niezwykle istotne w przypadku gromadzenia danych liczbowych związanych z poszczególnymi zadaniami realizowanymi przez pracowników. Dotyczy to nie tylko wszelkich prac związanych z obsługą czy produkcją, ale też ilość dokumentów wypełnianych podczas wykonywania zadań i częstotliwość pojawiania się nieprawidłowości.
Przywrócenie sprawności firmie
Po przeprowadzeniu niezbędnych pomiarów oraz dokonaniu specjalistycznej analizy fachowa firma zajmująca się optymalizacją procesów biznesowych w przedsiębiorstwie jest w stanie zaproponować rekomendacje usprawnień w firmie. Oznacza to szereg konkretnych działań dla przedsiębiorcy, który będzie mógł zaimplementować je w celu zwiększenia efektywności firmy oraz ograniczenia występujących w niej problemów. Korzyści wynikające z wdrożenia rekomendacji przeliczane są na złotówki, co daje przedsiębiorcy realny ogląd na zyski czerpane po usprawnieniu procesów biznesowych oraz pozwala określić realny zwrot z inwestycji poczynionej z przeprowadzonego projektu usprawnienia procesów. Profesjonalna firma zajmująca się ich optymalizacją i zarządzaniem zaproponuje plan wdrożenia rekomendacji w podziale na te, które mogą być wdrożone najszybciej, te, które wymagać będą zmian organizacyjnych oraz te, które wymagać będą wdrożenia narzędzi informatycznych. Przywrócenie sprawności oznacza również konieczność wyznaczenia osób w firmie odpowiedzialnych za realizację poszczególnych usprawnień, czyli liderów konkretnych działów. Warto zatem powierzyć specjalistom zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie i ich optymalizację, co pozwoli na znaczne zwiększenie efektywności firmy.
