Sporządzanie aktów notarialnych w kancelarii Notariusz s.c. – co warto wiedzieć o tym rodzaju dokumentów?

Wśród wielu różnorodnych wyzwań, jakim każdego dnia muszą sprostać notariusze, da się znaleźć grupę czynności wykonywanych zdecydowanie najczęściej. Mowa tutaj oczywiście o sporządzaniu aktów notarialnych, czyli dokumentów o szczególnym znaczeniu. To odpowiedzialne zadanie, które każdorazowo wymaga indywidualnego podejścia. Z jakimi zatem informacjami na ten temat warto się zapoznać?

Czym jest akt notarialny?

Każdy akt notarialny jest bardzo ważnym dokumentem. Dlatego też sposób jego przygotowania został określony przez przepisy obowiązującego prawa. To właśnie z nich można dowiedzieć się m.in. tego, że powinien on zawierać wcześniej złożone ustnie przez strony oświadczenia woli, a także musi być odczytany przez notariusza, bądź też przez inną osobę w jego obecności.

Każdy dokument tego typu dzieli się na 3 zasadnicze segmenty. W pierwszej z nich znajduje się data, miejscowość zawarcia aktu oraz dane stron i sposób stwierdzenia ich tożsamości. Następna część obejmuje nie tylko samą treść aktu, ale także zapisy dotyczące podatków, opłaty skarbowej i taksy notarialnej. Jak podkreślają pracownicy kancelarii Notariusz s.c. – na samym końcu natomiast zawsze powinno pojawić się stwierdzenie o odczytaniu, przyjęciu i podpisaniu aktu oraz podpisy stron,  a także notariusza. Co jeszcze warto wiedzieć?

Czy przy tworzeniu aktu zawsze musi być obecny notariusz?

Okazuje się, że niekoniecznie. Przypadki takie należy jednak traktować w kategoriach absolutnie wyjątkowych i spotykanych niezwykle rzadko. O jakich sytuacjach konkretnie mowa? Po pierwsze, za granicą akt notarialny może zostać przygotowany przez polskiego konsula. W tym miejscu trzeba jednak bardzo wyraźnie podkreślić, że stanie się to dopiero wtedy, kiedy otrzyma on upoważnienie od  ministra sprawiedliwości, wydanego na wniosek ministra spraw zagranicznych. Po drugie natomiast, na niektórych dokumentach podpisy poświadczyć mogą przedstawiciele banków lub przewodniczący zarządu gminy.

Co warte podkreślenia – w ostatnim z wymienionych przykładów mowa jednak jedynie o miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej. W każdym innym przypadku należy zachować standardowe procedury postępowania. Co dzieje się z dokumentami po ich podpisaniu? Oryginały aktów notarialnych są przechowywane przez notariusza, który je sporządził, przez okres 5 lat. W tym czasie nie można ich wydawać poza kancelarię. Po upływie pięcioletniego terminu oryginały przekazuje się do archiwum ksiąg wieczystych przynależącego właściwego sądu rejonowego.