Rodzaje ksiąg prowadzonych przez biuro rachunkowe

„Całe szczęście, że mam dobrą księgową” – to zdanie jest wypowiadane przez wielu właścicieli firm, którzy pod nawałem obowiązków nie wyobrażają sobie jeszcze dodatkowego obliczania dochodów i wydatków firmy. Biura świadczące usługi rachunkowe mają dużo pracy, szczególnie pod koniec miesiąca i roku podatkowego. Wtedy też dokumentacja musi być w pełni przedstawiona do kilku urzędów. Jakie zadanie w tym wszystkim mają książki przychodów i rozchodów oraz księgi handlowe?

Kogo obowiązuje prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów?

Pojęcie ksiąg przychodów i rozchodów jest często mylone z określeniem księgi rachunkowe. Tymczasem księga przychodów i rozchodów to tak zwane rozliczenie dla „małych podatników”. Jest to lżejsza forma ewidencji podatkowej. Wybierają ją podmioty, które rozliczają się na ogólnych zasadach skali podatkowej lub liniowo. Ten spis powinien być założony wraz z pierwszym dniem prowadzenia działalności. Niezależnie od tego, jaki to dzień, księga powinna być prowadzona do 31 grudnia tego roku. Każda kolejna data założenia nowej księgi powinna wskazywać 1 stycznia.

Wszystkie te formalności realizuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie działań administracyjno-księgowych lub w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, cały dział kadrowy.

Jednym z biur prowadzących działalność na terenie Warszawy i proponujących usługi także klientom z okolic stolicy, jest Biuro Rachunkowo-Usługowe „Fortunata”, prowadzone przez Halinę Ostrowską-Sawicką. Jakość kompleksowych działań oferowanych małym i średnim firmom jest potwierdzona wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu księgowości. Dodatkowo właścicielka biura posiada Licencję Ministra Finansów, która uprawnia do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Co zawiera księga przychodów i rozchodów?

Zawartość tej księgi jest określona w przepisach, od pierwszej jej strony. Wykonujące obliczenia i zapisy biuro rachunkowe powinno trzymać się tych wymagań oraz aktualizować wiedzę na ich temat. Ogólnie rzecz ujmując, całe zestawienie powinno być opisane w 16 kolumnach, które dotyczą obszarów danych kontrahenta, charakteru zdarzenia handlowego, przychodów, kosztów, zakupu lub sprzedaży, wynagrodzenia oraz suma tych wartości.

Ostatnia z rubryk, to podsumowanie od początku roku. Każdy element tego zapisu jest ważny i ma wpływ na sposób porządkowania dokumentacji oraz archiwizacji danych. Ewentualna kontrola przeprowadzana przez urzędnika skarbowego nie powinna sprawiać problemów osobie odpowiedzialnej za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Pokazuje to, jak ważne jest, aby księgowość była prowadzona w sposób profesjonalny i terminowy. Jest to jeden z wielu argumentów, które przemawiają za tym, aby zlecić usługi księgowości doświadczonemu pracownikowi. 

Kto powinien mieć księgę handlową?

Spis, jakim jest księga handlowa, ma za zadanie przejrzyste przedstawienie sytuacji finansowej firmy i można dzięki niej prognozować postępy finansowe przedsiębiorstwa. Prowadzenie tego dokumentu polega na zapisie i zestawieniu każdego zdarzenia gospodarczego, jakie zaszło w rachunkowości danego podmiotu.

Prowadzić powinny je spółki kapitałowe oraz osoby fizyczne i spółki, których przychód w poprzednim roku przekroczył 2 miliony euro. W roku 2019 było to 8 746 800 złotych.

Spółki, które raz osiągnęły ten limit, a w następnym roku są poniżej wyznaczonej sumy, mogą przejść na tak zwaną uproszczoną księgowość. Informacje o wszystkich szczegółach oraz nowelizacjach i obowiązujących zasadach można uzyskać, konsultując się z dobrą księgową.