RODO w marketingu. Co należy wiedzieć?
Po pierwsze – zgoda
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych jasno mówi o tym, że każdy musi wiedzieć, na co dokładnie się zgadza oraz wyrazić swoją zgodę w sposób, który nie pozostawi co do tego absolutnie żadnych wątpliwości.
Jak tłumaczy nasz rozmówca, specjalista z Rodo Radar – zespołu doradców w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji, działającego w ramach firmy Audytel:
Przetwarzając dane osobowe w celach marketingowych, administrator może, w pewnych okolicznościach, powołać się na konieczność ich przetwarzania w celach wynikających z jego prawnie uzasadnionych interesów. W takim przypadku nie jest konieczne odbieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu prowadzenia marketingu.
Co istotne RODO w tym zakresie daje potencjalnie większe możliwości, gdyż za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie administratora „można uznać przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego”
Kolejną ważną kwestią, o której należy wiedzieć jest możliwość wycofania zgody. Stąd np. wysyłając newsletter należy każdorazowo zamieszczać w nim również link, który pozwoli na jego dezaktywację. Co istotne, musi on być odpowiednio widoczny. Ponadto Użytkownik naszego newsletteru powinien każdorazowo mieć możliwość cofnięcia swojej zgody w dowolnym momencie.
Jakie jeszcze informacje muszą zostać zawarte w treści zgody? Z pewnością takie jak: cel przetwarzania danych, podstawa prawna, informacja o przekazywaniu danych innym podmiotom oraz informacja o prawie do przenoszenia danych i prawie do zapomnienia (czyli usunięcia danych, kiedy przestaną być niezbędne). Jak widać RODO narzuca wiele nowych praktyk. Aby nie przeoczyć żadnej istotnej kwestii związanej z jego regulacjami, warto skorzystać ze szkolenia RODO w marketingu.
Po drugie – ograniczenie ilości zbieranych danych
Ustawa RODO, z uwagi na swoje zapisy, przyczyniła się do ograniczenia ilości zbieranych danych. W jaki sposób? Otóż obecnie można pozyskiwać i przetwarzać dane osobowe tylko i wyłącznie w konkretnym celu. Zatem zbieranie danych na przyszłe możliwe cele nie jest już możliwe. Ponadto RODO utrudnia tworzenie profili klientów oraz przygotowywanie ofert dla nich dedykowanych. Dlaczego? Wymaga bowiem również wyrażenia zgody na profilowanie i informowanie każdego użytkownika o tym, z czym dokładnie wiąże się udzielana przez niego zgoda.
Po trzecie – odpowiednio prowadzona dokumentacja
Choć RODO zniosło obowiązek rejestracji każdej bazy danych w GIODO, prowadzenie dokumentacji nadal stanowi istotną kwestię. Podmioty, które gromadzą dane mają bowiem obowiązek prowadzić szczegółowe rejestry na temat przetwarzanych danych, ich transferów oraz ewentualnych przypadków, w których doszło do naruszenia.
Na koniec warto wiedzieć o tym, iż w przypadku takich dokumentów jak umowy czy zgody wystarczy ich forma elektroniczna, nie ma konieczności przechowywania ich w formie papierowej.
