Prowadzenie księgi handlowej firmy – obowiązek czy alternatywa?
Dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej, temat księgowości często jest wyzwaniem. Jednym z zagadnień, które młode firmy biorą na tapetę, jest prowadzenie księgi handlowej. Na czym polega owa dokumentacja rachunkowa? Czy posiadanie księgi handlowej jest obowiązkowe? A może decyzja o jej prowadzeniu jest jedynie dobrowolną formą rozliczeń firmy?
Czym jest księga handlowa i kto ją powinien prowadzić?
Księga handlowa to rodzaj dokumentacji, w której zawarte są wszelkie zestawienia zdarzeń gospodarczych bezpośrednio dotyczących konkretnego przedsiębiorstwa. Często jest nazywana pełną księgowością, ponieważ znajdują się w niej wszystkie wykazy obrotów, sald oraz inwentarz firmy. Księgowania są wprowadzone do dedykowanych arkuszy, gdzie zapisuje się je od góry do dołu wraz z poszczególnymi kontami księgowymi.
Księgę handlową powinny prowadzić przede wszystkim spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komandytowe oraz komandytowo-akcyjne. Tego typu dokumentację rachunkową muszą także tworzyć osoby fizyczne czy spółki przekraczające limit przychodów wynoszący dwa miliony euro rocznie.
Prawidłowe prowadzenie księgi handlowej
Dawniej księgi rachunkowe były prowadzone w formie papierowej, a pokaźne liczby kartek z danymi odnoszącymi się do działalności przedsiębiorstwa tworzyły grube tomy. Obecnie stosuje się specjalne programy komputerowe, które nie tylko umożliwiają łatwy i szybki zapis wszelkich przychodów i kosztów firmy, ale również pomagają je odpowiednio porządkować. Tworzenie pełnej księgowości to bardzo odpowiedzialne zadanie, dlatego zadanie to należy oddelegować kompetentnej osobie posiadającej aktualną wiedzę z zakresu rachunkowości czy podatków. Warto korzystać z usług doświadczonego biura rachunkowego, jednym z nich jest firma Onyks z Serocka.
Jak powinna wyglądać poprawnie prowadzona księga handlowa? Należy ją wypełniać zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Zapis ten wyraźnie wydziela obszary, które powinny być w niej zawarte, czyli: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz inwentarz. Księgowania firmy muszą być wprowadzane na bieżąco i zgodnie ze stanem rzeczywistym. Na wypadek zleconej kontroli dowodów księgowych należy także zachowywać wszelką dokumentację potwierdzającą zapisane dane, taką jak faktury czy rachunki.
