Outsourcing zakupów. Na czym to polega?
Uzupełnianie zapasów części złącznych dla działu produkcji nie należy do strategicznych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Nie ulega jednak wątpliwości, że zaniedbania na tym etapie mogą skutkować poważnymi stratami, a nawet całkowitym zatrzymaniem produkcji na czas dostarczenia brakujących części. Właśnie dlatego kwestia zakupów dla przedsiębiorstwa nie może być bagatelizowana.
Bieżąca kontrola stanów magazynowych części złącznych w przedsiębiorstwie i sprawne zarządzanie łańcuchem dostaw to czynności niezbędne dla utrzymania ciągłości produkcji. Przyjęta strategia zakupowa powinna też uwzględniać dążenie do ograniczenia wydatków przy zachowaniu wysokiej jakości nabywanych części. Pełen proces zakupowy okazuje się więc bardzo skomplikowany, w związku z czym coraz więcej przedsiębiorców decyduje się przenieść tę odpowiedzialność na firmy zewnętrzne.
Outsourcing zakupów — korzyści
Zarządzanie zakupami w przedsiębiorstwie nie należy do zadań łatwych, a ręczna obsługa zamówień wiąże się z ryzykiem popełniania poważnych i bardzo kosztownych błędów. Choć nowoczesne zakłady produkcyjne korzystają z aplikacji umożliwiających automatyzację komunikacji między działami konfekcjonowania i zakupów, wciąż właśnie ten obszar stanowi słabe ogniwo w całym procesie zakupowym.
Rozwiązaniem tego problemu okazuje się właśnie outsourcing zakupów. W takim modelu zarządzania zakupami odpowiedzialność za bieżące uzupełnianie zapasów i logistykę dostaw przenosimy na zewnętrzną organizację. Praktyczne korzyści tego rozwiązania mają wymiar ekonomiczny. Korzystanie z outsourcingu skutkuje ograniczeniem kosztów operacyjnych i administracyjnych związanych z zakupami, a przede wszystkim pozwala zmniejszyć wydatki na zaopatrzenie działu produkcji.
Outsourcing zakupów elementów złącznych – przykładowe rozwiązania
Do prezentacji możliwości, jakie daje outsourcing zakupów i konfekcjonowania, posłużmy się konkretnym przykładem. Usługi tego typu dla przedsiębiorstw w Polsce świadczy Grupa Bufab, szwedzki producent elementów metalowych i dostawca rozwiązań z zakresu logistyki dla przemysłu na całym świecie.
Pierwszym krokiem do ograniczenia kosztów zakupowych jest konsolidacja zakupów części typu C, a więc wybór jednego dostawcy elementów złącznych i innych elementów specjalnych, który będzie zaopatrywał zakład we wszystkie potrzebne części. Celem takiego działania jest ograniczenie czasu i kosztów, jakie pochłaniają negocjacje z dostawcami, kontrola jakości produktów, obsługa księgowa zakupów i logistyka zaopatrzenia. Oczywiście, na tym etapie konieczny jest wybór dostawcy oferującego możliwie najszerszy asortyment produktów i dedykowanych usług (np. VMI, 3PL etc.), pozwoli to na maksymalizację korzyści wynikających z konsolidacji.
Konsolidacja dostaw pozwala też na wdrożenie w przedsiębiorstwie zautomatyzowanych systemów zarządzania stanami magazynowymi, co z kolei prowadzi do redukcji całkowitych kosztów zakupu (TCO) części złącznych. W takiej sytuacji zewnętrzny operator logistyczny ma możliwość stałej kontroli zapasów magazynowych, dzięki czemu kolejne dostawy są w pełni zoptymalizowane (ograniczenie strat i kosztów przestrzeni magazynowej).
System zarządzania zakupami i łańcuchem dostaw proponowany przez Bufab oparty jest o aplikację EasyTrack, która gromadzi informacje na temat bieżącego zużycia części w zakładzie oraz dane dotyczące dostaw i zamówień. Aplikacja współpracuje z innymi rozwiązaniami logistycznymi, które odpowiedzialne są m.in. za zbieranie informacji dotyczących stanów magazynowych bezpośrednio z miejsca ich wykorzystania (EasyScale, EasyScan). Chociaż za zarządzanie zakupami odpowiada zewnętrzna firma, zakład nie traci kontroli nad procesem. Wszystkie operacje i transakcje są dostępne w głównym panelu EasyTrack z poziomu komputera lub telefonu 24/h.
Podsumowując, outsourcing zakupów elementów złącznych pozwala zdjąć z przedsiębiorstwa ciężar organizacji procesów, które nie są związane bezpośrednio z jego celami strategicznymi, a jednocześnie znacznie ograniczyć ponoszone nań wydatki.
