Outsourcing prac biurowych – kiedy warto skorzystać z pomocy wirtualnej asysty?
Usługi zewnętrznych ekspertów dla firm są dzisiaj prawdziwym standardem. Wiele przedsiębiorstw korzysta ze stałej pomocy biur księgowych, kancelarii radców prawnych, pracowni IT świadczących helpdesk, a także z obsługi outsourcingowej prac biurowych. Ostatni przykład to nic innego jak usługi biura online, z którym można podjąć współpracę doraźną lub też długoterminową. Kiedy warto skorzystać zatem z pomocy wirtualnej asystentki?
Outsourcing prac biurowych – krok ku nowoczesności
Outsourcing prac biurowych znacznie się rozwinął w ostatnich latach. Firmy oprócz powierzania księgowości w ręce zewnętrznych ekspertów coraz chętniej korzystają również z pomocy przy administrowaniu biurem, a także przy obsłudze klientów. Tym zajmują się właśnie firmy świadczące outsourcing prac biurowych. Są one gotowe między innymi na:
- przygotowywanie faktur,
- prowadzenie dokumentacji przedsiębiorstwa,
- obsługę skrzynki e-mail,
- tworzenie raportów,
- pomoc w rekrutacji pracowników,
- umawianie spotkań z klientami,
- zarządzanie terminową płatnością rachunków.
Wirtualni asystenci zapewniają jednak znacznie szerszy zakres pomocy. Świetnym tego przykładem jest pracownia PRAGMATICOS Anny Pacek, która w ramach outsourcingu prac biurowych jest gotowa również na przygotowywanie materiałów reklamowych (grafik) czy też na prowadzenie social mediów swoich klientów. Prócz tego oferuje ona pełną obsługę w ramach tłumaczenia polsko-francuskiego. Zakres współpracy z wirtualnymi asystentkami w dużej mierze zależy zatem od specjalizacji danej pracowni oraz od potrzeb firm.
Stała współpraca z wirtualną asystentką
Stała współpraca z wirtualnym sekretariatem jest szczególnie polecana firmom, które szukają optymalizacji procesów pomocniczych w swoich działalnościach. Outsourcingowe prace biurowe pozwalają skupić się przedsiębiorstwu na tzw. procesach głównych, a także pomagają obniżyć koszty prowadzenia własnego biura – brak konieczności zakupu sprzętów, wynajmu powierzchni biurowej, zatrudniania własnych pracowników, opłacania ich ZUS-u, szkoleń czy urlopów. Nic zatem dziwnego, że zainteresowanie takimi usługami jest duże. Wirtualne asystentki wystawiają też faktury, które można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Współpraca z wirtualną asystentką polecana jest zatem zakładom przemysłowym, przedsiębiorstwom handlowym i transportowym, różnego typu pracowniom – od warsztatów samochodowych po firmy stolarskie – czy salonom kosmetycznym. Często wirtualnej asysty szukają nowo założone przedsiębiorstwa, a także jednoosobowe działalności gospodarcze. Rozwiązanie to dobrze sprawdza się także przy obsłudze kancelarii prawnych, gabinetów medycznych oraz osób działających w tzw. wolnych zawodach. Możliwości współpracy są bardzo szerokie i co ważne niebywale elastyczne.
Doraźna pomoc wirtualnej asystentki
Niektóre firmy korzystają z pomocy wirtualnej asystentki w ramach doraźnej pomocy, określając z nią potrzebny wymiar godzin do wykonania wskazanych zadań. Mogą one dotyczyć wsparcia w administrowaniu biurem w trakcie inwentaryzacji lub też mogą być związane ze wspomnianym przygotowaniem materiałów reklamowych czy tłumaczeń. Doraźna pomoc przydaje się też przy konieczności zorganizowania konferencji w innym mieście czy przy chęci uczestnictwa firmy w targach wystawienniczych. Wirtualnej asystentce można zlecić to, by zarezerwowała przestrzeń, wynajęła standy czy zamówiła określoną ilość gadżetów reklamowych.
Jak zatem można zauważyć, doraźna pomoc w ramach wirtualnej asysty może dotyczy różnych kwestii związanych z organizowaniem i administrowaniem pracą firmy.
