Organizacja eventu - o czym warto pamiętać?

Przygotowanie eventu to idealna okazja, by wykazać się nietuzinkowym podejściem. Aby przedsięwzięcie mogło być udane powinno być w odpowiedni sposób zaplanowane i zrealizowane. Choć przygotowywanie przyjęcia zajmuje nieco więcej czasu, efekty końcowe mogą być fenomenalne. W tym poradniku poznasz kilka praktycznych wskazówek, które pozwolą zorganizować wyjątkowy event.

Dobre planowanie

W większość przypadków organizacja eventu opiera się o dobrą pracę zespołową. Dobry plan połączony z podziałem obowiązków pozwala nie tylko odciążyć głównego organizatora. Pozwala również wykazać się inwencją i wyobraźnią pozostałym członkom zespołu. Dobre wydarzenie to takie, które jest skrupulatnie zaplanowane, przy uwzględnieniu zdolności przewidywania nieoczekiwanych sytuacji. Jedną z najlepszych technik ułatwiającą ten proces jest stworzenie scenariusza wydarzenia. Rozpisanie punktów sprawia, iż realizacja poszczególnych zadań staje się prostsza.

Odpowiedni termin i miejsce

Choć ta kwestia może z pozoru nie być tak istotną, wybór konkretnej daty i miejsca eventu powinien odbyć się przy jednoczesnym uwzględnieniu dwóch aspektów: tematyki i profilu spotkania. Należy mieć świadomość, iż organizacja warsztatów czy imprezy integracyjnej różni się od przygotowywania konferencji prasowej czy też gali wręczenia nagród. Termin eventu powinien być dostosowany do tych, do których kieruje się wydarzenie. Koniecznym jest sprawdzenie czy w wyznaczonym terminie nie odbywa się podobne spotkanie w najbliższej okolicy. Warto też wybrać odpowiednie miejsce na konkretny event, dostosowane do rodzaju i tematu spotkania. Warto w tym miejscu postawić na kreatywność i nieszablonowe podejście do tematu. Dotyczy to szczególnie imprez o nieformalnym charakterze.

Informacja o wydarzeniu

Kontakt z uczestnikami lub potencjalnymi zainteresowanymi wydarzeniem może odbywać się na wielu płaszczyznach. Najskuteczniejszą jest internet, ponieważ umożliwia stworzenie darmowej lub niezwykle taniej reklamy. O zbliżającym się wydarzeniu można informować zainteresowanych zarówno drogą mailową, poprzez stronę internetową, jak i kanały social media. Można również stworzyć własną bazę mailingową za pomocą formularza do wypełnienia na stronie internetowej eventu lub organizatora. Dzięki temu będzie można łatwiej informować o kolejnych wydarzeniach w przyszłości.

Jak zainteresować swoim wydarzeniem?

Z uwagi na dość sporą liczbę wszelkiego rodzaju wydarzeń coraz trudniej promuje się nowe eventy. W związku z tym warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które mogą pomóc zdobyć zainteresowanie spotkaniem:

• prestiż - wydarzenia organizowane przez zaufane marki czy instytucje z reguły cieszą się większym prestiżem. Nie jest to jednak jedyny sposób na jego uzyskanie. Prestiż zyskuje wydarzenie, o którym dużo się mówi. Warto więc zastosować liczne kanały promocyjne lub też znaleźć kogoś kto mógłby polecić wydarzenie większej grupie odbiorców.

• patroni - jeśli organizuje się wydarzenie lokalne warto postarać się o patronat prezydenta miasta. Dobrym sposobem jest także odezwanie się do przedstawicieli mediów z prośbą patronat medialny. Pomocne mogą okazać się również ciekawe materiały promocyjne, zajawki w social media czy konkursy dla uczestników. Im więcej dzieje się wokół eventu tym więcej uwagi przyciąga!

• ciekawi goście - dzięki temu dane wydarzenie może zostać wyróżnione. Warto więc zaprosić na swój event osobę znaną i cenioną w danej branży. Dzięki temu na spotkanie przybędzie znacznie więcej gości.

Wysoka jakość merytoryczna

Dobry event zapewnia swoim gościom nie tylko doskonałą organizację. Samo wydarzenie powinno być również ciekawe i poprowadzone w sposób jak najbardziej merytoryczny. Jeśli organizuje się cykl wykładów to ich prelegenci powinni być dobrze przygotowani. Im bardziej merytoryczne będzie spotkanie tym większe zrobi wrażenie na uczestnikach, a w przyszłości chętniej zapiszą się na nie ponownie.