Na czym polega prowadzenie księgowości elektronicznej?
Polskie firmy coraz chętniej zamykają własne działy kadrowo-płacowe i księgowe powierzając sprawy swoich finansów oraz podatków w ręce specjalistów. Największym powodzeniem cieszą się zaś biura rachunkowe, które są gotowe na świadczenie outsourcingu w ramach tzw. księgowości elektronicznej. Na czym ona polega, komu jest szczególnie polecana i jakie przynosi korzyści? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w dalszych częściach artykułu.
Czym jest księgowość elektroniczna?
Księgowość elektroniczna zwana inaczej księgowością mobilną to rozliczanie spraw finansowych, podatkowych i kadrowo-płacowych w formie elektronicznej. Służą do tego specjalne chmury internetowe, moduły programów ERP i CRM firm, a także aplikacje i portale. Są to niebywale funkcjonalne narzędzia pełne gotowych szablonów oraz innowacyjnych rozwiązań.
Nowoczesne programy księgowe pozwalają na prosty obieg dokumentów firmy w formie cyfrowej, a także na przygotowywanie złożonych i zautomatyzowanych raportów finansowo-podatkowych. Nic zatem dziwnego, że księgowość elektroniczna oferowana jest przez wiele biur rachunkowych. W jaki sposób obsługują one w jej ramach swoich klientów?
Usług księgowe w wersji mobilnej
Czasy, w których oddelegowany pracownik firmy musiał zawozić do biura rachunkowego tony faktur i innych dokumentów powoli odchodzą w zapomnienie. Obecnie najlepsze kancelarie księgowo-podatkowe zapewniają bowiem swoim klientom specjalne aplikacje czy platformy online, które gwarantują sprawną komunikację na odległość. Firmy mogą dzięki temu na bieżąco nadzorować prowadzenie księgowości przez zewnętrznych specjalistów, korzystając z doradztwa oraz zlecając nowe zadania.
Dzięki księgowym platformom online przedsiębiorcy mogą również wystawiać faktury cyfrowe czy prowadzić archiwa swojej dokumentacji. Obieg dokumentów jest zatem zdalny, a do dyspozycji klienta biura rachunkowego oferującego księgowość elektroniczną są nawet wykresy graficzne z rozliczeniami. Dzięki temu łatwo jest kontrolować terminy płatności ZUS oraz podatków, uzyskując przez platformę stosowne powiadomienia. Jaki może być zaś zakres współpracy w ramach księgowości elektronicznej?
Księgowość elektroniczna a zakres usług
Księgowość elektroniczna to nie tylko prosty sposób na rozliczanie faktur oraz deklaracji podatkowych. Rozbudowane i wielofunkcyjne programy księgowe pozwalają biurom rachunkowym prowadzić zdalnie oraz cyfrowo taki sam zakres usług jak wcześniej. Księgowość elektroniczna umożliwia całkowicie lub częściowo prowadzić obsługę kadrowo-płacową i rachunkową firmy. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw rozliczających się w ramach ksiąg rachunkowych, jak i tych regulujących sprawy z Urzędem Skarbowym przez księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowe czy ryczałt ewidencjonowany.
Księgowość elektroniczna we współpracy z biurem rachunkowym polecana jest zatem niemalże każdej firmie. Szczególnie sprawdza się ona w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, a także mniejszych spółek, których ustrojem podatkowym jest księgowość uproszczona. Z księgowości mobilnej chętnie korzystają zatem zakłady fryzjerskie, warsztaty samochodowe, przedsiębiorstwa produkcyjne, agencje marketingowe czy też właściciele sklepów. To między innymi z takimi podmiotami podejmuje współpracę Kancelaria Księgowo-Podatkowa ABACUS, której siedziby mieszczą się w Warszawie i Piasecznie.
Zalety księgowości elektronicznej
Zalet księgowości elektronicznej jest naprawdę wiele. Tysiące zadowolonych klientów zalicza do nich przede wszystkim:
- wygodę – wszystkie sprawy z księgowymi załatwiane są online i przez telefon, bez konieczności dojazdu (wymagany jest on tylko w niektórych sytuacjach),
- pełną kontrolę – w porównaniu do tradycyjnych usług księgowych klient ma wgląd w efekty pracy biura rachunkowego, może on również zarządzać swoimi dokumentami i może monitorować wysokość podatków,
- niskie koszty – ceny usług są zazwyczaj klarownie przedstawione w formie specjalnych abonamentów,
- szybsze rozliczanie – brak fizycznego kontaktu i intuicyjne działanie aplikacji czy platformy online 24h/dobę pozwala błyskawicznie rozliczać faktury oraz deklaracje, przedsiębiorca nie musi obawiać się zaległości księgowych.
Warto również wiedzieć, że organy kontrolne podążają w stronę informatyzacji. Już w niedalekiej przyszłości wszystkie dokumenty podatkowe składane w ZUS czy US będą przekazywane tylko w formie cyfrowej.
