Na czym polega prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestracja wydarzeń finansowych z zachowaniem obowiązujących przepisów, której efektem jest przejrzysty obraz działalności oraz finansów danej organizacji. Składnikami księgi rachunkowej są: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, inwentarz, a także zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych. Jakie są zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych? O tym przeczytacie w poniższym artykule.
Rzetelnie i bezbłędnie
Zapis księgowy jest sposobem przedstawienia dowodu w księgach rachunkowych. Musi on być prowadzony rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i aktualnie. Co to oznacza?
Rzetelność oznacza stan, w którym księgi rachunkowe są prowadzone w sposób zgodny z rzeczywistością. Bezbłędność to z kolei wprowadzenie kompletnych oraz poprawnych dowodów księgowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu, a także zapewnienie ciągłości zapisów i bezbłędności działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Sprawdzalnie i aktualnie
Księgi rachunkowe są sprawdzalne w przypadku stwierdzenia poprawności zawartych w nich wpisów, stanów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Konieczne jest, aby udokumentowanie zapisów pozwalało na identyfikację dowodów oraz sposobu ich zapisania na wszystkich etapach przetwarzania danych. Ponadto zapisy muszą być uporządkowane chronologicznie oraz systematycznie. Pomocne są w tym kryteria klasyfikacyjne, które umożliwiają sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych, a także dokonanie rozliczeń finansowych.
Jeżeli prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się przy użyciu komputera, trzeba zapewnić kontrolę kompletności zbiorów systemu rachunkowości i parametrów przetwarzania danych. Dodatkowo konieczne jest zapewnienie dostępu do zbiorów danych, które pozwalają na uzyskanie jasnych oraz zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy – przypomina specjalista z Biura Rachunkowego ABM Consulting.
Aktualność ksiąg rachunkowych oznacza stan, w którym pochodzące z nich informacje pozwalają sporządzić w terminie obowiązującym jednostkę sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych, a także gdy ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w dniu, w którym zostały dokonane.
