Księga przychodów i rozchodów - finanse firmy pod kontrolą

Księga rozchodów i przychodów to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia księgowości, zwłaszcza w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw. Stanowi ona dokument finansowy, będący ewidencją uzyskanych przez firmę dochodów oraz poniesionych kosztów. To na jej podstawie obliczana jest wysokość podatku, który ma być zapłacony oraz określana jest kondycja firmy. Dlatego też musi być ona prowadzona ze szczególną starannością, przez osoby posiadające niezbędne doświadczenie.

Dla kogo KPiR

Zgodnie z ustawą o PIT prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest obowiązkowe dla osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne, jeżeli osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2.000.000 euro, po przeliczeniu na PLN wg kursu średniego NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Obowiązek ten dotyczy także:

• podatników będących armatorami w rozumieniu ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r.
  o podatku tonażowym, prowadzący działalność opodatkowaną podatkiem tonażowym,
• osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia,
• osób duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego,
• osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg.

Wybierając tę formę prowadzenia księgowości musimy pamiętać, że dokument ten powinien zostać założony wraz z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku, gdy nasza firma już działa, a zmieniamy na przykład formę jej opodatkowania na podatek liniowy lub zasady ogólne, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zaczynamy wraz z 1 stycznia nowego roku podatkowego. Dodatkowo od 1 stycznia 2018 r. nie ma już obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów
i rozchodów. W przypadku rejestracji firmy jednoosobowej, we wniosku CEIDG wskazujemy ten rodzaj prowadzenia dokumentacji oraz firmę, która ewidencjonuje naszą dokumentację rachunkową.           
Warto przy tym pamiętać, że KPiR nie musi być prowadzona przez właściciela firmy. Często podatnicy korzystają w tym zakresie z usług jakie oferują profesjonalne biura księgowo – rachunkowe, takie jak Twój Księgowy Michał Wojdacki.

Zasady prowadzenia Księgi Rozchodów i Przychodów

Dla wielu przedsiębiorców największą wadą KPiR jest konieczność gromadzenia
i przechowywania wszystkich dokumentów księgowych. Niemniej jednak zasady prowadzenia księgi podatkowej określane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W KPiR powinny być zapisane, w przejrzysty i rzetelny sposób, wszystkie transakcje firmy. Mowa tu zarówno o przychodach związanych ze sprzedażą usług lub towarów, jak i wszelkich poniesionych wydatkach, w tym nie tylko faktur dokumentujących koszty, lecz także pensjach dla pracowników, opłat za prąd, internet, zakup materiałów i towarów handlowych, a także kosztach szkoleń pracowniczych lub kosztach prac badawczo – rozwojowych. KPiR najczęściej przedstawiana jest w formie tabelarycznej z podziałem na poszczególne kolumny dotyczące zarówno przychodów, jak i kosztów. Księgowania należy dokonywać na podstawie posiadanych dokumentów, poprzez ich ujęcie w odpowiednich pozycjach tabeli. Sumowanie kwot w poszczególnych kolumnach można wykonywać narastająco przez cały rok lub wyłącznie na koniec miesiąca.           
Warto pamiętać, że dokumentacja tego typu może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Jednakże w tym drugim przypadku, aby księga została uznana za prawidłowo prowadzoną niezbędne jest:

• pisemne określenie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
• możliwość bezzwłocznego wglądu w treść dokonywanych zapisów oraz możliwość wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
• przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Należy przy tym pamiętać, że podatnicy stosujący księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są również do prowadzenia następujących ewidencji:

• środków trwałych,
• wartości niematerialnych i prawnych,
• kart przychodów pracowników,
• ewidencji wyposażenia,

KPiR to jedna z najprostszych, co nie oznacza jednocześnie że prosta, forma ewidencji będąca sposobem na księgowanie dochodów i wydatków w swojej firmie. Jej prowadzenie jest dość czasochłonne oraz wymaga systematyczności i rzetelności. Należy przy tym pamiętać, że nieprawidłowo prowadzona księga przychodów i rozchodów uważana jest za wadliwą, a sam czyn kwalifikowany jako przestępstwo skarbowe. Na szczęście zdecydowana większość przedsiębiorców zdaje się na ekspertów i powierza to zadanie w ręce specjalistów świadczących usługi rachunkowo - księgowe.