Kiedy potrzebny jest protokół w formie aktu notarialnego?
Prowadząc działalność gospodarczą w formie spółki, konieczne jest organizowanie tzw. walnego zgromadzenia, z którego to zgodnie z obowiązującym prawem należy sporządzić protokół. Jest on przygotowywany w formie aktu notarialnego przez notariusza. Jakie wyróżnia się typy protokołów? Czy są nimi pisma urzędowe? Jakie są nietypowe rodzaje tych dokumentów notarialnych?
Jakie są rodzaje spisywanych przez notariusza protokołów?
Zgodnie z art. 104 Prawa o notariacie, kancelarie prawne takie jak np. Notariusz Wojciech Kondracki w Gdańsku zajmują się sporządzaniem protokołów w formie aktu notarialnego. Powstałe w ten sposób dokumenty stają się pismami urzędowymi, przydatnymi w różnego rodzaju sprawach dotyczących działalności podmiotów, na których rzecz powstały.
Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje sprawozdań notarialnych: protokół walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych, oraz protokoły sporządzane celem stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Konieczność ich spisania może wynikać z ustawy, umowy, statutu, regulaminu bądź innego aktu wewnętrznego danej osoby prawnej.
Szczególnie często firmy wnioskują o przygotowanie sprawozdania dotyczącego stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń bądź w drugą stronę – celem potwierdzenia niestawiennictwa drugiej strony, na wniosek strony stawiającej.
Szczególne rodzaje protokołów notarialnych: pisma urzędowe i protokół otwarcia strony www
Poza wspomnianymi typami sporządzanych protokołów, kancelarie notarialne dość często zajmują się też pisywaniem pism urzędowych zawierających określony stan faktyczny konkretnych czynności i zdarzeń. Mowa tutaj np. o protokołach dziedziczenia oraz protokołach otwarcia stron internetowych, które mają na celu potwierdzenie autentyczności zawartych w nich zapisów. Sporządza się je także w przypadku takich czynności jak przyjęcie dokumentów, papierów wartościowych lub pieniędzy na przechowanie.
