Kiedy i dlaczego zdecydować się na audit w firmie?
Coraz częściej odchodzi się od potocznego rozumienia auditu jako rodzaju kontroli, która budzi obawy i niezrozumienie roli jaką pełni. Współcześnie, audit służy szeroko rozumianemu i profesjonalnemu badaniu sytuacji organizacyjnej przedsiębiorstwa, które ma pomóc mu rozwijać się, czy zapobiegać różnego rodzaju nieprawidłowościom. Kiedy więc na niego się zdecydować?
Po co nam audit?
Audit może być przydatny nowej, niedawno powstałej firmie w celu ukierunkowania jej działalności na potrzeby klienta, czy wdrożenia odpowiednich systemów porządkujących pracę. Tak samo istotny jest także w przypadku firm posiadających już dobrą pozycję na rynku, ale od pewnego momentu stojących w miejscu i niewiedzących jak w dalszym ciągu rozwijać swą działalność. Audit przydaje się także, kiedy firma ma problemy związane z zarządzaniem, komunikacją lub sprzedażą. Jego przeprowadzenie skutkuje znalezieniem konkretnych przyczyn oraz zainicjowaniem właściwego kierunku doskonalenia. Spełnia on również dobrze swą funkcję, gdy firma jest w fazie zmian, wdrażania innowacji, które często wymagają szybkiego dostosowania się do sprawnego funkcjonowania i eliminacji możliwych zaburzeń. Również wdrażanie nowych systemów zarządzania służących uzyskaniu certyfikatów ISO, ZKP, BRC, IFS, czy GlobalGap wymaga przeprowadzenia auditu. W takiej sytuacji, firmy konsultingowe przeprowadzają go najczęściej w celu oceny, czy firma działała zgodnie z wdrażanym standardem, czy normą lub w celu dokonania oceny gotowości firmy do procesu certyfikacji.
Jak przebiega audit?
Najpierw należy określić jakie są cele danej firmy czy przedsiębiorstwa, jakie są wymagania klientów i jakie ryzyko dla organizacji. Audyt wymaga dokładnego przeanalizowania dokumentów oraz zbadania stanowisk pracy. Należy przeprowadzić wiele wywiadów obserwacji i przeanalizować dokumentację opisującą system zarządzania Klienta. Auditor sprawdza czy wymagania prawne, standardy lub normy rzeczywiście zostały wdrożone i są stosowane w firmie. Jego zadaniem jest także identyfikacja słabych punktów, ocena efektywności systemu zarządzania oraz wskazanie najwłaściwszych działań korygujących. Warto zlecić audit obiektywnemu specjaliście z profesjonalnej firmy Quality Systems s.c. A. Zielińska, M. Sawińska, aby rzeczywiście wszystkie działania zostały przeprowadzone na jak najwyższym poziomie. Zlecenie auditu profesjonalistom pozwala zaoszczędzić koszty czasu pracy oraz szkolenia w tym zakresie własnych pracowników. Dodatkowo, doświadczone firmy konsultingowe mogą też doradzić wiele innowacyjnych i sprawdzających się rozwiązań oraz spojrzeć na przedsiębiorstwo obiektywnie, pod innym kątem niż wewnętrzny pracownik.
