Jakie koszty uzyskania przychodu rozlicza się w szczególny sposób?

Elementem rozliczenia w prowadzeniu działalności gospodarcza jest rozliczanie kosztów uzyskania przychodu. Każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że niektóre z nich – dokładnie cztery – powinny być rozliczane w sposób szczególny. Do tych należą składki ZUS przedsiębiorcy, składki ZUS pracownika, wynagrodzenie oraz odsetki od kredytów. W artykule przedstawiamy zasady ich ewidencji.

Składki ZUS przedsiębiorcy i pracownika

Składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy mogą być odliczane podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy lub ujmowane w kosztach podatkowych. Decyzję o zastosowaniu wybranej metody zależy wyłącznie od podatnika. Pamiętać należy jednak o tym, że w przypadku ujęcia składek ZUS w kosztach podatkowych możliwość ta istnieje dopiero po opłaceniu składek. Jeżeli rachunkowość firmy prowadzona jest w formie księgi przychodów i rozchodów, to składki powinny być ujmowane w kolumnie 13 dotyczącej pozostałych wydatków. W przypadku natomiast odliczania składek ZUS podczas wyliczania zaliczki podatku dochodowego odliczeniu od dochodu podlegają zapłacone w danym roku podatkowym składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe przedsiębiorcy oraz osób z nim współpracujących.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu pod warunkiem, że zostaną one opłacone z tytułu:

• należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne w terminie wynikającym z odpowiednich przepisów;
• należności wypłacanych lub postanowionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego, ale nie później niż do piętnastego dnia miesiąca.

Jeśli terminy te nie zostaną dotrzymane, składki należy ująć w kosztach dopiero po dacie ich zapłaty.

Wynagrodzenie pracownika

Kwestię ujmowania wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę w kosztach uzyskania przychodu reguluje art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią wynagrodzenie stanowi koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który jest należne, jeżeli zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z właściwych przepisów prawa pracy, umowy czy innego stosunku prawnego między pracodawcą a pracownikiem. Jeżeli terminy te nie zostaną dotrzymane, wynagrodzenie może być ujęte w kosztach dopiero po dacie zapłaty. Skutecznym sposobem organizacji terminowych wypłat wynagrodzenia jest zaangażowanie biura rachunkowego takiego jak biuro rachunkowe Klinatoora, które zajmie się prowadzeniem kadr i płac. Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć błędów w prowadzeniu dokumentacji oraz rozliczaniu prowadzonej działalności.

Odsetki od kredytów

Naliczone odsetki od kredytów i pożyczek zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. W ten sposób ujmowane mogą być jedynie niezapłacone lub umorzone odsetki od zobowiązań. W efekcie odsetki od kredytu związanego z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością będą kosztem podatkowym dopiero w momencie ich zapłaty. Podobnie jak w przypadku składek ZUS, wydatki te należy zapisywać w kolumnie 13 KPiR. Przy ujmowaniu odsetek pod uwagę należy ponadto wziąć zapisy z art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. a i pkt 33 ustawy o PIT.