Jak zarządzać terminami przy prowadzeniu domu weselnego?
Prowadzenie domu weselnego to wielkie wyzwanie. Trzeba przygotować i ozdobić salę weselną, zadbać o jedzenie – aby było smaczne, zróżnicowane i w odpowiedniej ilości. Zatrudnić ludzi do obsługi w zależności od tego, ilu będzie gości. Każde przyjęcie weselne jest inne, ale są co tydzień, zwłaszcza w okresie wiosenno-letnim. Nietrudno o pomyłki, zwłaszcza, jeśli polega się wyłącznie na własnej pamięci.
Codzienność osoby zarządzającej salą weselną
Planowanie ślubu trwa zwykle około roku, często nawet dłużej i pary młode zamawiają salę weselną z dużym wyprzedzeniem. Wtedy omawia się ogólny zarys wesela, ale do uzgadniania szczegółów przyjęcia dochodzi dopiero kilka tygodni przed planowaną datą. Wtedy jest już określona liczba gości, młodzi wybierają schemat posiłków i dodatkowe usługi. To wszystko trzeba odpowiednio zanotować. Większość par sama wybiera zespół na wesele albo dj-a, ale niektórzy woleliby się dowiedzieć, czy restaurator nie poleca kogoś, z kim współpracuje, dlatego dobrze mieć pod ręką informacje o tym, kiedy jakiś z zaprzyjaźnionych muzyków jest wolny. O dekorację sali z kolei zazwyczaj dba sam restaurator, ale coraz częściej młodzi przyprowadzają własnych designerów, by zadbali o szczególny wyraz ich uroczystości. To także trzeba wziąć pod uwagę.
Wielu restauratorów sporządza takie notatki w sporych rozmiarów kalendarzu zeszytowym, aby na pewno wszystko się zmieściło. A jeśli para młoda zmienia jakieś elementy swojego zamówienia, wtedy trzeba tę notatkę przekreślić i zapisać nową. Bywają pary, które są bardzo niezdecydowane i wielokrotnie dokonują zmian. Potem bywa, że w ostatniej chwili trudno się doczytać, o co tak naprawdę chodzi. A przecież w dobie mediów cyfrowych dysponujemy także innymi rozwiązaniami! Wszyscy mamy telefony komórkowe a na nich różne aplikacje. Dlaczego nie zainstalować Mobilnego Event Planera? Wtedy wystarczy mieć przy sobie telefon komórkowy i w każdej chwili można odpowiedzieć na pytania, udzielić informacji, wstępnie zarezerwować termin, czy nawet uzyskać przypomnienie, że za dwa miesiące mamy wolny weekend, który warto byłoby jakoś zagospodarować.
Nowoczesne rozwiązania dla prowadzenia sali bankietowej
Aby dobrze kierować salą bankietową, albo kilkoma salami, trzeba korzystać ze wszelkich możliwych udogodnień. Tu nie ma miejsca, ani czasu, na półśrodki. EventorMOBI to narzędzie, które ułatwia zarządzanie terminami, dzięki niemu przedsiębiorca zawsze ma pod ręką istniejące rezerwacje i dzięki temu szybciej i sprawniej może ustalać kolejne imprezy i szczegóły ich organizacji z klientem. Dodatkowym atutem aplikacji jest jej połączenie z bazą danych terminarza na stronie eventor.pl, co umożliwia przeglądanie terminarza zarówno na urządzeniu mobilnym: komórce czy tablecie, jak i stacjonarnie. Aplikacja daje możliwość prowadzenie dokładnego kalendarza rezerwowanych w lokalu imprez i spotkań. Co ciekawe, jeśli zarządza się więcej niż jedną salą, aplikacja umożliwia prowadzenie kalendarza imprez dla każdej sali osobno, dzięki czemu udaje się zachować przejrzystość i uniknąć pomyłek. Z drugiej zaś strony terminarz pozwala łączyć kilka imprez na jednej sali. Przy wpisywaniu kolejnych imprez podaje się liczbę gości, którą system sam sumuje i sygnalizuje, gdy liczba miejsc na danej sali zostanie przekroczona.
Obsługa terminarza jest bardzo prosta. W oczywisty sposób, przy użyciu kolorów zielonego, pomarańczowego i czerwonego, zaznaczane są daty wolnych, częściowo zarezerwowanych i w pełni zarezerwowanych terminów. Aplikacja umożliwia dzielenie informacji pomiędzy kilkoma osobami, na przykład osobą zarządzającą całością imprezy i osobą odpowiedzialną za kuchnię, bądź po prostu między wspólnikami. Wprowadzanie danych przebiega intuicyjnie i jeśli ktoś miał do czynienia z jakimkolwiek kalendarzem cyfrowym, nie będzie miał najmniejszych problemów z korzystaniem z tego narzędzia.
