Jak wybrać salę konferencyjną?

Kiedy chcemy zorganizować szkolenie lub konferencję, to wybór odpowiedniej sali konferencyjnej jest bardzo ważny. Warto zadbać o to, aby sala spełniała określone warunki, dzięki czemu organizacja wydarzenia w niej będzie szła sprawniej.

W jakiej sytuacji może przydać się sala konferencyjna?

Jak wskazuje nazwa - sala konferencyjna służy przede wszystkim do organizowania w jej murach konferencji różnego rodzaju. Jednak, jak mówi nam właściciel firmy Śląska Rada Naczelnej Organizacji Technicznej, która specjalizuje się także w wynajmowaniu sal, to nie jedyne jej przeznaczenie.

W salach konferencyjnych organizuje się także takie wydarzenia, jak:

• organizacja szkoleń pracowniczych,

• organizacja spotkań z klientami,

• organizacja spotkań biznesowych,

• organizacja spotkań z pracownikami firmy,

• organizacja spotkań zarządu firmy,

• organizacja spotkań rekrutacyjnych,

• organizacja wykładów i konferencji dla pracowników, członków zarządu czy klientów.

Sala konferencyjna pełni przede wszystkim funkcję reprezentacyjną. Jeśli sala nie będzie prezentować się odpowiednio, to firma nie zrobi dobrego wrażenia.  Jest miejscem, w którym w profesjonalnej atmosferze organizowane mogą być różne wydarzenia firmowe. Dlatego ważne jest, aby wynająć salę konferencyjną, która spełniać będzie pewne warunki.

Jaka powinna być sala konferencyjna?

Sala konferencyjna powinna spełnić kilka warunków - dzięki ich spełnieniu można mieć pewność, że sala jest najlepszym wyborem. Jakie warunki powinna spełniać sala konferencyjna?

• Lokalizacja - sala konferencyjna powinna być położona w łatwo dostępnym miejscu i w eleganckiej okolicy. Nikt chyba nie wyobraża sobie zorganizowania szkolenia w miejscu, do którego pracownicy będą mieli problem się dostać, albo w okolicy, która uchodzi za mało bezpieczną.

• Prestiż - wygląd sali w dużym stopniu wpływa na prestiż firmy, nie może więc być ona zaniedbana, brzydka i odpychać swoim wyglądem. Elegancka, prestiżowa sala konferencyjna na pewno zrobi na prelegentach o wiele lepsze wrażenie.

• Wyposażenie - sala konferencyjna powinna mieć wszystko to, co potrzebne do sprawnego zorganizowania szkolenia lub konferencji. Krzesła i stoły to tylko początek, powinna ona mieć nagłośnienie, sprzęt elektryczny, rzutniki, tablice i wszystko to, co może się przydać.

• Wielkość - ważne jest, aby wybrać taką salę, której wielkość najbardziej nam odpowiada. Zbyt mała sala będzie niewygodna, a zbyt duża także może być niekomfortowa. Warto sprawdzić ile miejsc siedzących zapewnia sala w planowanym ustawieniu krzeseł i stołów.